本期我們圍繞著物料供應(yīng)商的準(zhǔn)入評估這一環(huán)節(jié)來展開分享。
1、首先，在開展準(zhǔn)入評估時，需要把待評估的物料供應(yīng)商進(jìn)行引進(jìn)的處理
在這個過程中采購人員需要根據(jù)SOP 的要求收集對應(yīng)的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商以及物料的基本信息和證照材料。
關(guān)于基本信息，可以通過供應(yīng)商基礎(chǔ)信息調(diào)查表的方式來進(jìn)行收集，企業(yè)可以設(shè)計(jì)對應(yīng)的記錄表單，在該記錄中收集供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、營業(yè)情況等等一些基本的內(nèi)容，企業(yè)可以根據(jù)不同的供應(yīng)商類別，如原料、輔料、內(nèi)包裝材料、外包裝材料設(shè)計(jì)不同的信息調(diào)查表樣式，用于更加細(xì)分的管理。
在物料供應(yīng)商證照方面，建議在SOP中通過矩陣的方式清晰地定義出來不同類別，不同等級的供應(yīng)商、物料需要提供的證照材料類型，這種方法可以有效指導(dǎo)采購員向供應(yīng)商索取對應(yīng)的材料，在源頭盡可能保證資質(zhì)材料的完整性和正確性，以減少后端審核的壓力。
2、引進(jìn)完成之后，我們就可以去對其進(jìn)行準(zhǔn)入評估。
評估的流程可以包括：資質(zhì)審核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、樣品檢測、物料試用、工藝驗(yàn)證、供應(yīng)商現(xiàn)場審計(jì)、穩(wěn)定性考察以及質(zhì)量保證協(xié)議多個活動。
可以根據(jù)不同的物料等級及用途，靈活組合上述評估活動，采用與風(fēng)險等級相適應(yīng)的評估深度和廣度，在保證合規(guī)的前提下盡可能避免資源浪費(fèi)。
3、在證照審核過程中，供應(yīng)商管理員需要對采購員提交的證照材料進(jìn)行全方位的審核。
在該環(huán)節(jié)需要著重確認(rèn)證照的完整性和真實(shí)性，尤其是針對營業(yè)范圍和有效期制這兩部分信息要進(jìn)行確認(rèn)，防止供應(yīng)商有造假的行為。
實(shí)際執(zhí)行過程中，可以在天眼查、企查查等網(wǎng)站內(nèi)核實(shí)供應(yīng)商的營業(yè)范圍和有效期至等信息。
4、證照審核通過后，可以進(jìn)行技術(shù)方面的評估。
我們建議開展質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比和樣品檢驗(yàn)。通過對比供應(yīng)商的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商所提供物料是否能夠滿足公司的使用要求。
除此之外，那么也可以通過這一環(huán)節(jié)來對公司內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂、升級。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比完成之后，可以開展小樣的檢測，通過實(shí)際的檢驗(yàn)來確認(rèn)供應(yīng)商所提供的物料是否能夠真實(shí)滿足其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。
5、經(jīng)過上述事項(xiàng)確認(rèn)之后，使用待評估的物料進(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)
如果滿足要求，可以進(jìn)行下一步小試、中試，可以安排對應(yīng)批量的產(chǎn)品試用。
使用待評估的物料進(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)，確認(rèn)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品能夠滿足既定的質(zhì)量要求。
6、試用完成之后，進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)工作。
考慮到工藝驗(yàn)證使用的是正常批量的成品，將投入比較大的成本，因此建議在開展正式的工藝驗(yàn)證之前，先進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)工作。
通過現(xiàn)場審計(jì)、遠(yuǎn)程審計(jì)、第三方審計(jì)或書面審計(jì)等方式來確認(rèn)供應(yīng)商的質(zhì)量、檢驗(yàn)、生產(chǎn)、倉儲等體系能夠滿足相關(guān)的要求。
針對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需要根據(jù)SOP的內(nèi)容判斷其關(guān)鍵程度及數(shù)量是否在可接受范圍內(nèi)，如果有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)但是在可接受范圍內(nèi)時，可以先給定審計(jì)通過的結(jié)論，但是需要注意的是，拿到供應(yīng)商的整改回復(fù)計(jì)劃之后，依然需要持續(xù)對發(fā)現(xiàn)項(xiàng)整改進(jìn)行跟蹤，而非在給定審計(jì)通過結(jié)論后不予處理，防止在整改期間多次整改不到位的情況。
7、審計(jì)通過后，需要對物料進(jìn)行工藝驗(yàn)證
那么在此期間可以按照既定的方案來開展對應(yīng)的工作。在工藝驗(yàn)證完成后。
根據(jù)相關(guān)要求決定是否開展成品的穩(wěn)定性考察，如需，跟蹤對應(yīng)的加速、長期穩(wěn)定性考察結(jié)果。
8、上述環(huán)節(jié)完成之后，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議
如果評價效果較好，可以和物料供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，約束雙方的權(quán)責(zé)。
質(zhì)量保證協(xié)議雙方確認(rèn)無誤后，可以明確下達(dá)物料供應(yīng)商予以準(zhǔn)入的評估結(jié)果。
當(dāng)然，在任何一個評估環(huán)節(jié)都有可能發(fā)現(xiàn)物料供應(yīng)商無法滿足相關(guān)質(zhì)量要求，那么可以及時做出對應(yīng)的決定（如轉(zhuǎn)不合格或凍結(jié)），包括對物料本身進(jìn)行處理（如質(zhì)量不穩(wěn)定），或者對供應(yīng)商做出處理（如供應(yīng)商造假），并根據(jù)實(shí)際的審核情況來限定禁入期限，例如一年、三年或永久。
9、總結(jié)
通過上述方式對物料供應(yīng)商的準(zhǔn)入進(jìn)行評價和控制。
當(dāng)然，在實(shí)際業(yè)務(wù)管理過程當(dāng)中，可能會存在一次性準(zhǔn)入多個物料用于同一成品的生產(chǎn)，那么可以將這些物料供應(yīng)商進(jìn)行批量的準(zhǔn)入評估，那么針對資質(zhì)審核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、樣品檢測，以及供應(yīng)商審計(jì)、質(zhì)量保證協(xié)議，可以分不同的供應(yīng)商來開展。
但是對于物料試用、工藝驗(yàn)證、穩(wěn)定性考察，需要將這些物料用于同一批次的生產(chǎn)來綜合評估這些物料共同使用之后的實(shí)際效果。
綜上，可以采用這樣拆分以及合并評估的方式來進(jìn)行對應(yīng)的管理。
1、首先，在開展準(zhǔn)入評估時，需要把待評估的物料供應(yīng)商進(jìn)行引進(jìn)的處理
在這個過程中采購人員需要根據(jù)SOP 的要求收集對應(yīng)的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商以及物料的基本信息和證照材料。
關(guān)于基本信息，可以通過供應(yīng)商基礎(chǔ)信息調(diào)查表的方式來進(jìn)行收集，企業(yè)可以設(shè)計(jì)對應(yīng)的記錄表單，在該記錄中收集供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、營業(yè)情況等等一些基本的內(nèi)容，企業(yè)可以根據(jù)不同的供應(yīng)商類別，如原料、輔料、內(nèi)包裝材料、外包裝材料設(shè)計(jì)不同的信息調(diào)查表樣式，用于更加細(xì)分的管理。
在物料供應(yīng)商證照方面，建議在SOP中通過矩陣的方式清晰地定義出來不同類別，不同等級的供應(yīng)商、物料需要提供的證照材料類型，這種方法可以有效指導(dǎo)采購員向供應(yīng)商索取對應(yīng)的材料，在源頭盡可能保證資質(zhì)材料的完整性和正確性，以減少后端審核的壓力。
2、引進(jìn)完成之后，我們就可以去對其進(jìn)行準(zhǔn)入評估。
評估的流程可以包括：資質(zhì)審核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、樣品檢測、物料試用、工藝驗(yàn)證、供應(yīng)商現(xiàn)場審計(jì)、穩(wěn)定性考察以及質(zhì)量保證協(xié)議多個活動。
可以根據(jù)不同的物料等級及用途，靈活組合上述評估活動，采用與風(fēng)險等級相適應(yīng)的評估深度和廣度，在保證合規(guī)的前提下盡可能避免資源浪費(fèi)。
3、在證照審核過程中，供應(yīng)商管理員需要對采購員提交的證照材料進(jìn)行全方位的審核。
在該環(huán)節(jié)需要著重確認(rèn)證照的完整性和真實(shí)性，尤其是針對營業(yè)范圍和有效期制這兩部分信息要進(jìn)行確認(rèn)，防止供應(yīng)商有造假的行為。
實(shí)際執(zhí)行過程中，可以在天眼查、企查查等網(wǎng)站內(nèi)核實(shí)供應(yīng)商的營業(yè)范圍和有效期至等信息。
4、證照審核通過后，可以進(jìn)行技術(shù)方面的評估。
我們建議開展質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比和樣品檢驗(yàn)。通過對比供應(yīng)商的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商所提供物料是否能夠滿足公司的使用要求。
除此之外，那么也可以通過這一環(huán)節(jié)來對公司內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂、升級。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比完成之后，可以開展小樣的檢測，通過實(shí)際的檢驗(yàn)來確認(rèn)供應(yīng)商所提供的物料是否能夠真實(shí)滿足其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。
5、經(jīng)過上述事項(xiàng)確認(rèn)之后，使用待評估的物料進(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)
如果滿足要求，可以進(jìn)行下一步小試、中試，可以安排對應(yīng)批量的產(chǎn)品試用。
使用待評估的物料進(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)，確認(rèn)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品能夠滿足既定的質(zhì)量要求。
6、試用完成之后，進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)工作。
考慮到工藝驗(yàn)證使用的是正常批量的成品，將投入比較大的成本，因此建議在開展正式的工藝驗(yàn)證之前，先進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)工作。
通過現(xiàn)場審計(jì)、遠(yuǎn)程審計(jì)、第三方審計(jì)或書面審計(jì)等方式來確認(rèn)供應(yīng)商的質(zhì)量、檢驗(yàn)、生產(chǎn)、倉儲等體系能夠滿足相關(guān)的要求。
針對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需要根據(jù)SOP的內(nèi)容判斷其關(guān)鍵程度及數(shù)量是否在可接受范圍內(nèi)，如果有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)但是在可接受范圍內(nèi)時，可以先給定審計(jì)通過的結(jié)論，但是需要注意的是，拿到供應(yīng)商的整改回復(fù)計(jì)劃之后，依然需要持續(xù)對發(fā)現(xiàn)項(xiàng)整改進(jìn)行跟蹤，而非在給定審計(jì)通過結(jié)論后不予處理，防止在整改期間多次整改不到位的情況。
7、審計(jì)通過后，需要對物料進(jìn)行工藝驗(yàn)證
那么在此期間可以按照既定的方案來開展對應(yīng)的工作。在工藝驗(yàn)證完成后。
根據(jù)相關(guān)要求決定是否開展成品的穩(wěn)定性考察，如需，跟蹤對應(yīng)的加速、長期穩(wěn)定性考察結(jié)果。
8、上述環(huán)節(jié)完成之后，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議
如果評價效果較好，可以和物料供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，約束雙方的權(quán)責(zé)。
質(zhì)量保證協(xié)議雙方確認(rèn)無誤后，可以明確下達(dá)物料供應(yīng)商予以準(zhǔn)入的評估結(jié)果。
當(dāng)然，在任何一個評估環(huán)節(jié)都有可能發(fā)現(xiàn)物料供應(yīng)商無法滿足相關(guān)質(zhì)量要求，那么可以及時做出對應(yīng)的決定（如轉(zhuǎn)不合格或凍結(jié)），包括對物料本身進(jìn)行處理（如質(zhì)量不穩(wěn)定），或者對供應(yīng)商做出處理（如供應(yīng)商造假），并根據(jù)實(shí)際的審核情況來限定禁入期限，例如一年、三年或永久。
9、總結(jié)
通過上述方式對物料供應(yīng)商的準(zhǔn)入進(jìn)行評價和控制。
當(dāng)然，在實(shí)際業(yè)務(wù)管理過程當(dāng)中，可能會存在一次性準(zhǔn)入多個物料用于同一成品的生產(chǎn)，那么可以將這些物料供應(yīng)商進(jìn)行批量的準(zhǔn)入評估，那么針對資質(zhì)審核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、樣品檢測，以及供應(yīng)商審計(jì)、質(zhì)量保證協(xié)議，可以分不同的供應(yīng)商來開展。
但是對于物料試用、工藝驗(yàn)證、穩(wěn)定性考察，需要將這些物料用于同一批次的生產(chǎn)來綜合評估這些物料共同使用之后的實(shí)際效果。
綜上，可以采用這樣拆分以及合并評估的方式來進(jìn)行對應(yīng)的管理。
