食品企業(yè)在開展食品安全管理過程中，需調(diào)查掌握供方（包括食品原料、食品添加劑和食品相關(guān)產(chǎn)品等的供應商）的資質(zhì)證明和相關(guān)文件，以有效管理供方，履行進貨查驗業(yè)務(wù)，把控物料合格性門檻。
因此，建立并管理供應商檔案是食品企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。
供應商檔案資料，通常包括以下幾類：
1）供應商相關(guān)資質(zhì)文件，如生產(chǎn)許可證，營業(yè)執(zhí)照
2）供應商提供產(chǎn)品的合格證明
3）供應商聲明
4）供應商評價記錄
5）其他資料
在這些檔案資料的管理中，以下細節(jié)應該給予充分關(guān)注。
一、供應商的法定資質(zhì)文書，應注意
1.營業(yè)執(zhí)照是否覆蓋供方供應的所有產(chǎn)品？
【舉例】有些企業(yè)營業(yè)執(zhí)照可能不覆蓋供方所提供的產(chǎn)品，特別是不需要提供SC等資質(zhì)的產(chǎn)品，應特別給予關(guān)注。
2.生產(chǎn)許可資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，是否有超期？
3.在食品鏈上，需調(diào)查供方生產(chǎn)許可資質(zhì)（不單單是SC）是否提供完整？
【舉例】如外包裝供方，應向企業(yè)提供《印刷經(jīng)營許可證》；如海捕供方，應向企業(yè)提供《捕撈許可證》。
二、產(chǎn)品合格證明，應注意
1.是否每批次提供產(chǎn)品的相關(guān)合格證明？
2.適用條件下，供方是否每年至少提供1次第三方檢驗報告？檢驗報告生效日期是否超過1年？
3.產(chǎn)品檢驗報告是否覆蓋主要食品安全指標？
4.產(chǎn)品檢驗報告是否真實？
三、供應商聲明，應注意
根據(jù)具體情況，向供應商索要聲明，通常這類聲明，包括有：供貨聲明和供方聲明。供貨聲明，可包括原料種植過程中未使用違禁農(nóng)藥，未使用轉(zhuǎn)基因原料等；供方聲明，可包括社會責任聲明、環(huán)保聲明等。
1.供貨聲明，是否每批次提供，且供貨聲明的信息與產(chǎn)品進廠信息是否保持一致？
2.供方聲明，應關(guān)注聲明內(nèi)容是否滿足相關(guān)程序文件？
四、供應商評價記錄，應注意
企業(yè)可按照供應商管理規(guī)定，在供應商選擇時對供應商進行系統(tǒng)評價，在合作期間進行周期評價，在檔案管理時應注意：
1.對供應商評價，是否真實？
2.評價內(nèi)容是否完整？
3.評價周期是否符合公司相關(guān)規(guī)定？
4.評價人員是否簽字？
五、其他資料
根據(jù)企業(yè)的具體需求，可能還會涉及到一些相關(guān)的供方資料，也在供方檔案管理范疇內(nèi)，例如產(chǎn)品證書等。
1.具有時效性的第三方證書，是否在有效期內(nèi)？比如供應商的ISO9001證書等。
2.有涉及到使用進口冷鏈原料加工的企業(yè)，需索取核酸檢測合格證明以及消毒單位出具的進口冷鏈食品貨物也經(jīng)消毒的證明。
六、常見的物料索證要求
1.一般的物料，有生產(chǎn)廠家的需要：營業(yè)執(zhí)照+生產(chǎn)許可證（含明細頁）+當年第三方檢測報告+批次出廠檢驗報告。
2.農(nóng)副產(chǎn)品，如果是在批發(fā)商采購，需要索要對方營業(yè)執(zhí)照+產(chǎn)品外檢合格報告+收貨方檢測驗收。
2.1農(nóng)副產(chǎn)品，如果是收的農(nóng)戶的，比如香蔥，索要對方身份證復印件+收貨方檢測驗收。
3.物料都需要收據(jù)等購貨憑證。
因此，建立并管理供應商檔案是食品企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。
供應商檔案資料，通常包括以下幾類：
1）供應商相關(guān)資質(zhì)文件，如生產(chǎn)許可證，營業(yè)執(zhí)照
2）供應商提供產(chǎn)品的合格證明
3）供應商聲明
4）供應商評價記錄
5）其他資料
在這些檔案資料的管理中，以下細節(jié)應該給予充分關(guān)注。
一、供應商的法定資質(zhì)文書，應注意
1.營業(yè)執(zhí)照是否覆蓋供方供應的所有產(chǎn)品？
【舉例】有些企業(yè)營業(yè)執(zhí)照可能不覆蓋供方所提供的產(chǎn)品，特別是不需要提供SC等資質(zhì)的產(chǎn)品，應特別給予關(guān)注。
2.生產(chǎn)許可資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，是否有超期？
3.在食品鏈上，需調(diào)查供方生產(chǎn)許可資質(zhì)（不單單是SC）是否提供完整？
【舉例】如外包裝供方，應向企業(yè)提供《印刷經(jīng)營許可證》；如海捕供方，應向企業(yè)提供《捕撈許可證》。
二、產(chǎn)品合格證明，應注意
1.是否每批次提供產(chǎn)品的相關(guān)合格證明？
2.適用條件下，供方是否每年至少提供1次第三方檢驗報告？檢驗報告生效日期是否超過1年？
3.產(chǎn)品檢驗報告是否覆蓋主要食品安全指標？
4.產(chǎn)品檢驗報告是否真實？
三、供應商聲明，應注意
根據(jù)具體情況，向供應商索要聲明，通常這類聲明，包括有：供貨聲明和供方聲明。供貨聲明，可包括原料種植過程中未使用違禁農(nóng)藥，未使用轉(zhuǎn)基因原料等；供方聲明，可包括社會責任聲明、環(huán)保聲明等。
1.供貨聲明，是否每批次提供，且供貨聲明的信息與產(chǎn)品進廠信息是否保持一致？
2.供方聲明，應關(guān)注聲明內(nèi)容是否滿足相關(guān)程序文件？
四、供應商評價記錄，應注意
企業(yè)可按照供應商管理規(guī)定，在供應商選擇時對供應商進行系統(tǒng)評價，在合作期間進行周期評價，在檔案管理時應注意：
1.對供應商評價，是否真實？
2.評價內(nèi)容是否完整？
3.評價周期是否符合公司相關(guān)規(guī)定？
4.評價人員是否簽字？
五、其他資料
根據(jù)企業(yè)的具體需求，可能還會涉及到一些相關(guān)的供方資料，也在供方檔案管理范疇內(nèi)，例如產(chǎn)品證書等。
1.具有時效性的第三方證書，是否在有效期內(nèi)？比如供應商的ISO9001證書等。
2.有涉及到使用進口冷鏈原料加工的企業(yè)，需索取核酸檢測合格證明以及消毒單位出具的進口冷鏈食品貨物也經(jīng)消毒的證明。
六、常見的物料索證要求
1.一般的物料，有生產(chǎn)廠家的需要：營業(yè)執(zhí)照+生產(chǎn)許可證（含明細頁）+當年第三方檢測報告+批次出廠檢驗報告。
2.農(nóng)副產(chǎn)品，如果是在批發(fā)商采購，需要索要對方營業(yè)執(zhí)照+產(chǎn)品外檢合格報告+收貨方檢測驗收。
2.1農(nóng)副產(chǎn)品，如果是收的農(nóng)戶的，比如香蔥，索要對方身份證復印件+收貨方檢測驗收。
3.物料都需要收據(jù)等購貨憑證。
