文件的編制過程不應(yīng)該是對現(xiàn)有活動的寫實，而應(yīng)該成為一次增值的活動。為了實現(xiàn)高增值的目標(biāo)，需要創(chuàng)造性的勞動，需要在文件編制時遵循以下重要的原則和原理。
1、符合性
質(zhì)量管理體系文件必須具有以下兩個符合性：
?、?符合企業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)
質(zhì)量方針和目標(biāo)不應(yīng)停留在口頭上，而應(yīng)確保其實現(xiàn)，只有這樣才能確保企業(yè)在市場競爭中占據(jù)有利的位置，不斷增強競爭實力。
應(yīng)根據(jù)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的要求，施加具有施加具有相應(yīng)的控制力度的措施。
有些體系不能保證質(zhì)量方針、目標(biāo)的實現(xiàn)，就是不符合要求的。如有的企業(yè)提出的顧客滿意度要達(dá)到100%，但卻無評價顧客滿意與否的標(biāo)準(zhǔn)和方法。
② 符合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求
這是對質(zhì)量管理體系的基本要求，而不是全部要求。具有這兩個符合性，也是對質(zhì)量管理體系的基本要求。
2、創(chuàng)新性
?、?創(chuàng)新思維是持續(xù)改進的源泉
要提倡創(chuàng)新，在質(zhì)量管理體系中營造有利于創(chuàng)新的氛圍，要鼓勵那些立足于企業(yè)，在在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新的人。
用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段，才回不斷的實現(xiàn)質(zhì)量改進。
② 創(chuàng)新會帶來效益
只有創(chuàng)新，才可能取得突破性進展，帶來巨大的效益。管理創(chuàng)新往往帶來質(zhì)的飛躍，在質(zhì)量管理發(fā)展史上，每一次重大的創(chuàng)新和變革都會帶來顯著的效益，如：統(tǒng)計質(zhì)量控制（SQC）明顯減少了廢品；準(zhǔn)時管理（JIT）改變了傳統(tǒng)的庫存概念；精益管理方式向一切浪費宣戰(zhàn)。
?、?創(chuàng)新的范圍
創(chuàng)新不只是限于新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝、新材料等方面，在質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進中，還要不斷的強調(diào)管理的創(chuàng)新，以強化企業(yè)在市場中的競爭力，使顧客更為滿意。
3、確定性
在描述任何質(zhì)量活動過程時，都必須使其具有確定性。即必須明確規(guī)定何時、何地、做什么、由誰來做、依據(jù)什么文件、怎么做及應(yīng)保留什么記錄等，排除人為的隨意性。
只有這樣才能保證過程的一致性，才能保證過程質(zhì)量和工作質(zhì)量的穩(wěn)定性。例如：有的企業(yè)在編制檢驗作業(yè)指導(dǎo)書（或稱檢驗文件）時未明確檢驗取樣部位、測量部位和方向，使檢驗人員在檢驗時有相當(dāng)大的隨意性，致使檢驗結(jié)果的正確性不可靠。
4、相容性
各種質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件之間，應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。
從質(zhì)量策劃開始，就應(yīng)該考慮保持文件的相容性。如：有的企業(yè)在設(shè)計輸出中明確規(guī)定對質(zhì)量特性的要求，而在相應(yīng)的工藝文件中未能全部覆蓋全部質(zhì)量特性的要求，或無法驗證這些要求是否達(dá)到。在這里，設(shè)計文件、工藝文件、檢驗文件之間就存在不相容的問題。
5、可操作性
質(zhì)量管理體系文件必須符合企業(yè)的客觀實際，具有可操作性。這是文件得到有效貫徹落實的重要前提。
因此，編寫人員應(yīng)該深入實際進行調(diào)查研究，使用人員應(yīng)該及時反映使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可操作且行之有效。
當(dāng)文件確實難以操作，而又未能及時發(fā)現(xiàn)問題時，首先是編寫人員的責(zé)任、其次使用人員也負(fù)有未及時反饋消息的責(zé)任。
質(zhì)量管理體系文件的可操作性要通過落實職責(zé)來保證。
6、系統(tǒng)性
質(zhì)量管理體系應(yīng)該是一個由組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成的有機的整體，但在質(zhì)量管理體系文件編寫的過程中，由于過程、要素及部門人員的分工不同、側(cè)重點不同及其局限性，較難保持全局的系統(tǒng)性。
因此，應(yīng)該站在系統(tǒng)的高度，著重分厘清每個程序在組織中的作用，其輸入、輸出與其他程序間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。
此外，文件間的支撐關(guān)系必須清晰：
質(zhì)量管理體系程序文件要支撐品質(zhì)手冊、即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都應(yīng)作出各種具體的交待、有控制的安排；
作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)該支撐程序文件。
系統(tǒng)管理要求分清文件的層次，保證每個文件的唯一性，加強系統(tǒng)協(xié)調(diào)，改善系統(tǒng)的綜合性并實施動態(tài)管理。
1、符合性
質(zhì)量管理體系文件必須具有以下兩個符合性：
?、?符合企業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)
質(zhì)量方針和目標(biāo)不應(yīng)停留在口頭上，而應(yīng)確保其實現(xiàn)，只有這樣才能確保企業(yè)在市場競爭中占據(jù)有利的位置，不斷增強競爭實力。
應(yīng)根據(jù)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的要求，施加具有施加具有相應(yīng)的控制力度的措施。
有些體系不能保證質(zhì)量方針、目標(biāo)的實現(xiàn)，就是不符合要求的。如有的企業(yè)提出的顧客滿意度要達(dá)到100%，但卻無評價顧客滿意與否的標(biāo)準(zhǔn)和方法。
② 符合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求
這是對質(zhì)量管理體系的基本要求，而不是全部要求。具有這兩個符合性，也是對質(zhì)量管理體系的基本要求。
2、創(chuàng)新性
?、?創(chuàng)新思維是持續(xù)改進的源泉
要提倡創(chuàng)新，在質(zhì)量管理體系中營造有利于創(chuàng)新的氛圍，要鼓勵那些立足于企業(yè)，在在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新的人。
用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段，才回不斷的實現(xiàn)質(zhì)量改進。
② 創(chuàng)新會帶來效益
只有創(chuàng)新，才可能取得突破性進展，帶來巨大的效益。管理創(chuàng)新往往帶來質(zhì)的飛躍，在質(zhì)量管理發(fā)展史上，每一次重大的創(chuàng)新和變革都會帶來顯著的效益，如：統(tǒng)計質(zhì)量控制（SQC）明顯減少了廢品；準(zhǔn)時管理（JIT）改變了傳統(tǒng)的庫存概念；精益管理方式向一切浪費宣戰(zhàn)。
?、?創(chuàng)新的范圍
創(chuàng)新不只是限于新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝、新材料等方面，在質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進中，還要不斷的強調(diào)管理的創(chuàng)新，以強化企業(yè)在市場中的競爭力，使顧客更為滿意。
3、確定性
在描述任何質(zhì)量活動過程時，都必須使其具有確定性。即必須明確規(guī)定何時、何地、做什么、由誰來做、依據(jù)什么文件、怎么做及應(yīng)保留什么記錄等，排除人為的隨意性。
只有這樣才能保證過程的一致性，才能保證過程質(zhì)量和工作質(zhì)量的穩(wěn)定性。例如：有的企業(yè)在編制檢驗作業(yè)指導(dǎo)書（或稱檢驗文件）時未明確檢驗取樣部位、測量部位和方向，使檢驗人員在檢驗時有相當(dāng)大的隨意性，致使檢驗結(jié)果的正確性不可靠。
4、相容性
各種質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件之間，應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。
從質(zhì)量策劃開始，就應(yīng)該考慮保持文件的相容性。如：有的企業(yè)在設(shè)計輸出中明確規(guī)定對質(zhì)量特性的要求，而在相應(yīng)的工藝文件中未能全部覆蓋全部質(zhì)量特性的要求，或無法驗證這些要求是否達(dá)到。在這里，設(shè)計文件、工藝文件、檢驗文件之間就存在不相容的問題。
5、可操作性
質(zhì)量管理體系文件必須符合企業(yè)的客觀實際，具有可操作性。這是文件得到有效貫徹落實的重要前提。
因此，編寫人員應(yīng)該深入實際進行調(diào)查研究，使用人員應(yīng)該及時反映使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可操作且行之有效。
當(dāng)文件確實難以操作，而又未能及時發(fā)現(xiàn)問題時，首先是編寫人員的責(zé)任、其次使用人員也負(fù)有未及時反饋消息的責(zé)任。
質(zhì)量管理體系文件的可操作性要通過落實職責(zé)來保證。
6、系統(tǒng)性
質(zhì)量管理體系應(yīng)該是一個由組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成的有機的整體，但在質(zhì)量管理體系文件編寫的過程中，由于過程、要素及部門人員的分工不同、側(cè)重點不同及其局限性，較難保持全局的系統(tǒng)性。
因此，應(yīng)該站在系統(tǒng)的高度，著重分厘清每個程序在組織中的作用，其輸入、輸出與其他程序間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。
此外，文件間的支撐關(guān)系必須清晰：
質(zhì)量管理體系程序文件要支撐品質(zhì)手冊、即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都應(yīng)作出各種具體的交待、有控制的安排；
作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)該支撐程序文件。
系統(tǒng)管理要求分清文件的層次，保證每個文件的唯一性，加強系統(tǒng)協(xié)調(diào)，改善系統(tǒng)的綜合性并實施動態(tài)管理。
