一、采購(gòu)成本構(gòu)成
采購(gòu)成本是指所有采購(gòu)活動(dòng)所發(fā)生的費(fèi)用總和。具體來(lái)講包括從外部供應(yīng)商購(gòu)買、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收、存儲(chǔ)等各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中所投入的人力、物力、財(cái)力的總和。采購(gòu)成本包括顯性成本和隱性成本，顯性成本主要是指采購(gòu)管理中訂單跟蹤、生產(chǎn)計(jì)劃落實(shí)、裝運(yùn)、驗(yàn)收、對(duì)供貨商的管理等人力資本；隱性成本主要由質(zhì)量成本、缺貨成本等構(gòu)成，包括不合格品處置、售后服務(wù)、停工、退貨、員工培訓(xùn)、供應(yīng)商評(píng)估以及其他各類與采購(gòu)相關(guān)活動(dòng)而發(fā)生的費(fèi)用。
二、影響采購(gòu)成本的主要因素
（1）供應(yīng)鏈牛鞭效應(yīng)
牛鞭效應(yīng)，是著名的美國(guó)供應(yīng)鏈管理專家 HauL.Lee 對(duì)需求信息在傳遞中發(fā)生偏差和扭曲的一種形象描述，也稱需求放大效應(yīng)。“牛鞭效應(yīng)”總體思想是供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中每相鄰節(jié)點(diǎn)部門的信息不真實(shí)，會(huì)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈造成較大影響，并產(chǎn)生逐級(jí)放大現(xiàn)象。導(dǎo)致需求信息發(fā)生偏差，從而影響到企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)。牛鞭效應(yīng)對(duì)采購(gòu)成本的影響主要有，采購(gòu)需求的變動(dòng)加大造成供應(yīng)商生產(chǎn)計(jì)劃的變更，會(huì)影響供應(yīng)商交貨期同時(shí)由于運(yùn)輸成本與訂單密切相關(guān)，因此造成運(yùn)輸成本增加。
（2）采購(gòu)預(yù)算
采購(gòu)預(yù)算是指采購(gòu)部門在一定的計(jì)劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購(gòu)的用款計(jì)劃。由于預(yù)算會(huì)影響資源的分配，因此各部門在統(tǒng)計(jì)預(yù)算時(shí)往往會(huì)為獲得更多資源而夸大其詞，另外，任何預(yù)算都有不確定因素，會(huì)造成需求信息偏差。
（3）采購(gòu)批量
采購(gòu)數(shù)量大，本身對(duì)供應(yīng)商是一種吸引，大訂單相比小訂單來(lái)講勢(shì)必會(huì)降低供應(yīng)商管理及其它成本。因此，供應(yīng)商往往采用適當(dāng)降低采購(gòu)價(jià)格的方式來(lái)回報(bào)采購(gòu)方。采購(gòu)企業(yè)可以通過(guò)批量采購(gòu)，獲得供應(yīng)商的價(jià)格折扣，從而降低采購(gòu)成本。
?。?）采購(gòu)流程
采購(gòu)流程是采購(gòu)成本管理的重要部分，采購(gòu)流程中需求計(jì)劃的提出、編制采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、商務(wù)談判及采購(gòu)合同簽訂屬采購(gòu)的預(yù)處理提前期；生產(chǎn)、制造、發(fā)運(yùn)等屬于采購(gòu)處理提前期；驗(yàn)收、入庫(kù)、結(jié)算款項(xiàng)屬于采購(gòu)后處理提前期，共同構(gòu)成采購(gòu)的流程，采購(gòu)流程設(shè)計(jì)是否合理高效會(huì)直接影響采購(gòu)的效率及采購(gòu)成本。
（5）交貨和付款條件
交貨條件包括交貨的地點(diǎn)、采取運(yùn)輸?shù)姆绞健b及裝卸的費(fèi)用、交貨的批次以及付款的額度、方式都是采購(gòu)合同條款的重要組成部分，對(duì)采購(gòu)價(jià)格也會(huì)造成直接影響。完整的交貨批次、合理的交貨期及付款條件下產(chǎn)品價(jià)格相對(duì)較低。而在緊急情況下，采購(gòu)方為了提前獲得所需貨物會(huì)增加供應(yīng)商的成本。因此，供應(yīng)商會(huì)適當(dāng)提高價(jià)格。
?。?）供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商選擇對(duì)采購(gòu)成本有直接影響，供應(yīng)商提供的原材料和零配件對(duì)企業(yè)最終產(chǎn)品的質(zhì)量至關(guān)重要，如果供應(yīng)商產(chǎn)品存在質(zhì)量隱患，即使企業(yè)付出加倍的努力也無(wú)法獲得最優(yōu)的產(chǎn)品。供應(yīng)商原材料成本的高低是影響采購(gòu)價(jià)格最根本、最直接的因素。企業(yè)存在就要追求利潤(rùn)，任何產(chǎn)品的生產(chǎn)都有利益驅(qū)動(dòng)，因此，采購(gòu)價(jià)格一般高于供應(yīng)商的成本價(jià)格，供應(yīng)商的價(jià)格底線是成本價(jià)格，兩者之差即為供應(yīng)商的利潤(rùn)。
三、采購(gòu)管理的原則
采購(gòu)管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占有重要地位。企業(yè)總成本的 60%-70%都來(lái)自來(lái)原材料、半成品及成品的采購(gòu)。采購(gòu)活動(dòng)已經(jīng)成為連接企業(yè)上游供應(yīng)鏈和下游供應(yīng)鏈的紐帶，采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)的效率，訂單的執(zhí)行以及供應(yīng)商的響應(yīng)程度和服務(wù)都會(huì)對(duì)企業(yè)下游客戶的需求產(chǎn)生影響，同時(shí)采購(gòu)對(duì)產(chǎn)品的最終質(zhì)量和企業(yè)最終經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮著重要作用。
采購(gòu)管理的原則就是要通過(guò)合適的供應(yīng)商，以合理的價(jià)格，購(gòu)買必須數(shù)量品質(zhì)合適的產(chǎn)品，同時(shí)以合適時(shí)間供應(yīng)到合適的地點(diǎn)。
?。?）選擇合適的供應(yīng)商
質(zhì)量可靠信譽(yù)優(yōu)良的供應(yīng)商是最終產(chǎn)品質(zhì)量的保證，建立平等互惠的買賣關(guān)系，形成長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作是確保采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量的前提。
?。?）合適的品質(zhì)
企業(yè)采購(gòu)所需產(chǎn)品已合適品質(zhì)為原則，追求過(guò)高的品質(zhì)勢(shì)必造成更高的采購(gòu)價(jià)格，反之降低標(biāo)準(zhǔn)則無(wú)法滿足使用要求，形成返工或不合格品，增加相關(guān)成本。
?。?）合適的數(shù)量
采購(gòu)的數(shù)量應(yīng)當(dāng)合適，過(guò)多的數(shù)量會(huì)造成存貨增加存貨成本，甚至出現(xiàn)呆料，數(shù)量不足又會(huì)產(chǎn)生缺貨影響生產(chǎn)，采購(gòu)次數(shù)的增加還會(huì)增加作業(yè)的費(fèi)用。
?。?）合適的價(jià)格
采購(gòu)價(jià)格應(yīng)當(dāng)以公平合理為原則，采購(gòu)價(jià)格過(guò)高勢(shì)必增加企業(yè)額外成本，降低企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。反之，過(guò)分的追求低價(jià)會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商偷工減料，降低服務(wù)水平，以次充好。合理的價(jià)格對(duì)供需雙方都有利。
（5）合適的時(shí)間
采購(gòu)的時(shí)機(jī)、交貨的時(shí)間都應(yīng)當(dāng)合理的計(jì)算，過(guò)早的采購(gòu)會(huì)造成產(chǎn)品積壓，占用庫(kù)存導(dǎo)致庫(kù)存成本增高。反之，遲于采購(gòu)點(diǎn)會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)停頓影響工期，甚至造成重大損失。
（6）合適的地點(diǎn)
合適的地點(diǎn)是指采購(gòu)產(chǎn)品應(yīng)盡可能一次到位，有利于生產(chǎn)工序的使用，避免二次運(yùn)輸造成產(chǎn)品質(zhì)量損失和二次運(yùn)輸費(fèi)用的發(fā)生。
四、采購(gòu)成本分析
采購(gòu)的基本流程可以劃分為采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)行為的發(fā)生、采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督、對(duì)廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、出庫(kù)配送、供銷結(jié)算等。采購(gòu)成本就是在上述采購(gòu)流程中所支出的費(fèi)用。有些成本是看得見(jiàn)的，即比較容易分析出來(lái)或者可以直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中得出的成本；有些是看不見(jiàn)的，即較難分析或易被忽略的，將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
五、顯性成本
1、采購(gòu)計(jì)劃編制的成本
準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購(gòu)資金的占用，同時(shí)還要對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評(píng)估和選擇供應(yīng)商。采購(gòu)計(jì)劃的編制可以說(shuō)是采購(gòu)整個(gè)流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購(gòu)計(jì)劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本
原材料、半成品或成品的成本是指貨品購(gòu)進(jìn)的價(jià)格。影響所采購(gòu)物資價(jià)格高低的原因有很多，包括商品市場(chǎng)價(jià)格、商品質(zhì)量、市場(chǎng)供求關(guān)系等等。
3、采購(gòu)管理成本
采購(gòu)業(yè)務(wù)行為過(guò)程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購(gòu)管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本
采購(gòu)物資的運(yùn)輸一定是會(huì)發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會(huì)給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購(gòu)成本。
5、驗(yàn)收成本
采購(gòu)回來(lái)的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫(kù)。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫(kù)，一定要嚴(yán)把物資的入庫(kù)檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫(kù)后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯(cuò)誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問(wèn)題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時(shí)間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉(cāng)儲(chǔ)成本
倉(cāng)存儲(chǔ)成本指的是物資在庫(kù)存過(guò)程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對(duì)貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品（如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品）的存儲(chǔ)環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫(kù)存檔案，及時(shí)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫(kù)存的積壓，也會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理是降低采購(gòu)供應(yīng)成本的一個(gè)有效手段。
六、隱性成本
隱性成本是相對(duì)于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財(cái)務(wù)報(bào)表中表現(xiàn)出來(lái)的、易被人忽視，但是又非常重要的一部分成本，例如：
1、時(shí)間成本
由于響應(yīng)顧客需求的過(guò)長(zhǎng)時(shí)間所產(chǎn)生的時(shí)間成本。
2、缺貨成本
缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要所造成的損失。這一部分成本在財(cái)務(wù)報(bào)表中是體現(xiàn)不出來(lái)的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會(huì)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對(duì)企業(yè)聲譽(yù)也會(huì)造成很大的影響。
3、庫(kù)存積壓成本
相對(duì)缺貨成本，庫(kù)存積壓成本則是由于庫(kù)存產(chǎn)品過(guò)多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來(lái)的成本。庫(kù)存積壓使運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來(lái)的損失。因此過(guò)多的庫(kù)存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本
上述采購(gòu)活動(dòng)中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。
在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，我們要從采購(gòu)所有權(quán)成本出發(fā)，同時(shí)根據(jù)不同物料區(qū)分采購(gòu)成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購(gòu)成本的因素，制定有針對(duì)性的采購(gòu)計(jì)劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本最低的目標(biāo)。
七、影響采購(gòu)成本的因素
企業(yè)采購(gòu)總成本的影響因素有許多，總體可歸納為企業(yè)內(nèi)部因素和外部因素。
— 企業(yè)內(nèi)部因素 —
1、采購(gòu)批次與采購(gòu)批量
供需原理告訴我們采購(gòu)物資的單價(jià)與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購(gòu)的價(jià)格就越低?，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)不可能一次采購(gòu)過(guò)多的物資，因?yàn)檫@樣雖然節(jié)約了一部分采購(gòu)成本，但庫(kù)存的積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來(lái)的成本遠(yuǎn)比所節(jié)約的成本多。因此采購(gòu)批次和采購(gòu)批量，可以影響企業(yè)的采購(gòu)成本。
2、交貨期、供貨地點(diǎn)與付款期
采購(gòu)物資的價(jià)格成本雖然占采購(gòu)總成本的一大部分，但供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也影響到企業(yè)庫(kù)存的大小及采購(gòu)成本的高低。如果以上所說(shuō)的任何一個(gè)條件無(wú)法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的話，價(jià)格再低也是不能夠滿足企業(yè)完美完成采購(gòu)業(yè)務(wù)的。因此，供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也是影響采購(gòu)成本的一組重要因素。
3、部門間的溝通與協(xié)作
采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)行不僅僅是采購(gòu)部門的職責(zé)，它還涉及到計(jì)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。因此，這就需要企業(yè)各部門之間的良好溝通、協(xié)作才能完美地完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)。假如計(jì)劃部門物料需求計(jì)劃預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，生產(chǎn)計(jì)劃則會(huì)隨之變化，一旦變化頻繁就會(huì)造成緊急采購(gòu)的增加，采購(gòu)成本也就高；假如設(shè)計(jì)部門沒(méi)有進(jìn)行價(jià)值工程分析，而只考慮設(shè)計(jì)的美感與獨(dú)特性，就會(huì)導(dǎo)致物料品類差異大，形成不了采購(gòu)批量，也就形成不了供應(yīng)商所給的價(jià)格優(yōu)勢(shì)；還有可能就是由于質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于嚴(yán)苛，采購(gòu)部門對(duì)于供應(yīng)商的選擇也會(huì)十分謹(jǐn)慎，最終導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。
4、價(jià)格成本分析與談判能力
對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的成本、價(jià)格構(gòu)成的分析是確定采購(gòu)價(jià)格和取得與供應(yīng)商談判主動(dòng)的基礎(chǔ)。采購(gòu)部門在實(shí)施采購(gòu)談判之前，必須詳細(xì)調(diào)查、分析所處市場(chǎng)的現(xiàn)行形勢(shì)。這樣才能針對(duì)不同的供應(yīng)商選取不同的、有效的談判議價(jià)方法，以最終達(dá)到降低采購(gòu)價(jià)格的目的。
— 外部因素 —
1、市場(chǎng)供需狀況
市場(chǎng)供需狀況直接影響采購(gòu)成本。市場(chǎng)資源短缺、商品供不應(yīng)求時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)因此漲價(jià)；相反，若是供過(guò)于求則會(huì)選擇降價(jià)。
2、供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平
若供應(yīng)商的生產(chǎn)能力強(qiáng)大、生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量良好，產(chǎn)品銷售價(jià)格一般就會(huì)比較高。因此，采購(gòu)部門就應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)對(duì)產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量以及交貨期的要求，科學(xué)合理地選擇適合的供應(yīng)商，爭(zhēng)取達(dá)到良好的性價(jià)比。
3、供應(yīng)商成本
在企業(yè)處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，采購(gòu)數(shù)量會(huì)比較少，供應(yīng)商成本一般就會(huì)較高；之后進(jìn)入成長(zhǎng)期，隨著采購(gòu)量的增加、技術(shù)的成熟，供應(yīng)商成本便會(huì)隨之降低，產(chǎn)品供應(yīng)價(jià)格就會(huì)有所下降。
4、供應(yīng)商的營(yíng)銷策略
供應(yīng)商的銷售策略及其報(bào)價(jià)方式直接影響到采購(gòu)成本。如供應(yīng)商一開始會(huì)為了開拓市場(chǎng)獲得訂單而將價(jià)格報(bào)得相對(duì)較低，到占領(lǐng)一定的市場(chǎng)之后價(jià)格就會(huì)有所提高。
5、企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系
在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，供需雙方若能夠建立長(zhǎng)期合作的伙伴關(guān)系，通過(guò)共同努力，就能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)成本的降低，以達(dá)到共贏的目的。
— 基于所有權(quán)總成本的采購(gòu)成本控制策略 —
1、構(gòu)建并完善采購(gòu)系統(tǒng)
采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作就是要建立并且完善采購(gòu)系統(tǒng)。在實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，做好最基礎(chǔ)的工作——采購(gòu)制度的制訂是十分必要的，這是企業(yè)有效控制采購(gòu)成本的前提。
2、傳統(tǒng)采購(gòu)觀念的轉(zhuǎn)變
企業(yè)一定要遵循“所有權(quán)成本最低”原則，不僅要關(guān)注顯性成本，更要注重“看不見(jiàn)”的隱性成本。采購(gòu)業(yè)務(wù)行為應(yīng)該是基于“總成本最低”原則而不單只是追求 “采購(gòu)價(jià)格最低”。企業(yè)必須改變現(xiàn)有這樣的傳統(tǒng)采購(gòu)觀念，要有控制總體成本的遠(yuǎn)見(jiàn)，要能夠?qū)Σ少?gòu)流程中所涉及的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長(zhǎng)期潛在成本進(jìn)行評(píng)估。這樣才能夠從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)細(xì)節(jié)，在總成本上節(jié)約采購(gòu)成本。一種正確的采購(gòu)觀念是決定企業(yè)能否科學(xué)、合理進(jìn)行采購(gòu)成本控制的首要關(guān)鍵因素。采購(gòu)成本的控制不僅只是采購(gòu)部門的事，它還承擔(dān)著全面成本管理的責(zé)任，進(jìn)而影響著后續(xù)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)。
3、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度
針對(duì)目前有些采購(gòu)人員“吃回扣”等腐敗行為，防止采購(gòu)腐敗行為，企業(yè)應(yīng)該建立一套嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度。這樣不僅能預(yù)防采購(gòu)腐敗之類的不良行為，而且還可以規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)行為、優(yōu)化流程，進(jìn)而提高采購(gòu)效率。采購(gòu)制度應(yīng)針對(duì)企業(yè)所需采購(gòu)產(chǎn)品品項(xiàng)的分類來(lái)進(jìn)行不同的規(guī)范制定。不同產(chǎn)品品項(xiàng)規(guī)定物資采購(gòu)的申請(qǐng)類別、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可、原材料采購(gòu)的方式和最終的審批等。并一定要明確相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，一定不可越級(jí)操作，導(dǎo)致最后流程的混亂、權(quán)責(zé)不分。當(dāng)然，采購(gòu)制度能否得以順暢實(shí)施就取決于企業(yè)整個(gè)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的穩(wěn)定和高效的關(guān)鍵因素。
4、采購(gòu)計(jì)劃的合理制定
制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應(yīng)信息。采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)在企業(yè)中自始至終處于為生產(chǎn)服務(wù)的地位，物資采購(gòu)計(jì)劃的制定主要是依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的具體要求，是從生產(chǎn)需求部門的實(shí)際情況出發(fā)的，而不是任意采購(gòu)。同時(shí)還要考慮供應(yīng)市場(chǎng)的波動(dòng)可能性和庫(kù)存成本等一系列因素，最終得出合理、科學(xué)的采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)批量、訂貨周期和交貨方式，編制科學(xué)、可執(zhí)行的采購(gòu)計(jì)劃。
— 供應(yīng)定位模型 采購(gòu)成本控制 —
供應(yīng)定位模型是從企業(yè)所采購(gòu)產(chǎn)品支出金額的多少和其對(duì)企業(yè)的影響、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)兩個(gè)方面，對(duì)所采購(gòu)的產(chǎn)品進(jìn)行項(xiàng)目分類，是企業(yè)采購(gòu)在確定需求、獲取與選擇報(bào)價(jià)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等活動(dòng)中起指導(dǎo)作用的一種分析工具。本文將從另外一個(gè)角度利用供應(yīng)定位模型，從采購(gòu)所有權(quán)總成本的角度考慮，借助分析該模型來(lái)幫助探究采購(gòu)成本控制策略。
供應(yīng)定位模型（圖1），采用矩陣的形式對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行分類：橫軸是根據(jù)帕累托的20/80法則，對(duì)采購(gòu)支出金額的劃分；縱軸則是機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響可能性的綜合定位分類。供應(yīng)定位模型將企業(yè)所要采購(gòu)的產(chǎn)品分為四個(gè)大類：日常、瓶頸、杠桿、關(guān)鍵。
日常類——供應(yīng)管理
日常類產(chǎn)品采購(gòu)屬于低值采購(gòu)，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性也是相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低的，所以基于所有權(quán)總成本該類產(chǎn)品采購(gòu)所要降低的成本就在于顯性成本中的采購(gòu)管理成本。采購(gòu)管理成本包括很多方面：供應(yīng)商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費(fèi)用等其他一些成本。因此這里我們重點(diǎn)考慮的是降低供應(yīng)商管理成本，針對(duì)日常類產(chǎn)品的特征采取一些成本控制策略。
瓶頸類——風(fēng)險(xiǎn)控制
瓶頸類產(chǎn)品采購(gòu)屬于低值采購(gòu)，但是其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性卻是相對(duì)來(lái)說(shuō)較高的。風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生就意味著成本的上升，該類成本是我們無(wú)法在所謂的一些報(bào)表上看到的隱性成本。因此，對(duì)于該類產(chǎn)品采購(gòu)成本控制的重點(diǎn)就在于控制其風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，盡量降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。
杠桿類——價(jià)格管理
杠桿類產(chǎn)品采購(gòu)金額支出水平高，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性不高。對(duì)于此類產(chǎn)品采購(gòu)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于產(chǎn)品價(jià)格的變化。要想最大限度降低此類產(chǎn)品的采購(gòu)成本，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注其市場(chǎng)供應(yīng)價(jià)格，通過(guò)降低價(jià)格和交貨成本來(lái)降低采購(gòu)所有權(quán)總成本。
關(guān)鍵類——質(zhì)量管理
關(guān)鍵類產(chǎn)品采購(gòu)是高值采購(gòu)，機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性大而且采購(gòu)金額支出水平也高。此時(shí)，我們所要重點(diǎn)關(guān)注就是供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性了。一旦質(zhì)量這一關(guān)鍵要素出現(xiàn)問(wèn)題，不僅是采購(gòu)成本的增加，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的成本屬于隱性成本，我們無(wú)法預(yù)測(cè)其何時(shí)發(fā)生以及損失多大，所以提前預(yù)防將是一個(gè)很好的預(yù)防措施。
八、采購(gòu)成本控制方法
目前流行的采購(gòu)成本控制方法包括供應(yīng)商數(shù)量決策、采購(gòu)授權(quán)、VA/VE價(jià)值分析法/價(jià)值工程法、四象限分類法及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化等。本文著重介紹四象限分類法及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。
四象限分類法
將采購(gòu)的產(chǎn)品劃分為不同的類型，有針對(duì)性地采取不同的采購(gòu)策略，是降低采購(gòu)成本的一個(gè)基本前提。四象限分類法就是根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)的重要程度，以及對(duì)采購(gòu)成本影響因素，將采購(gòu)物資分為四大類，如圖2所示，縱軸表示采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的重要程度，橫軸表示采購(gòu)物資對(duì)采購(gòu)成本的影響程度，從而就得出了由四個(gè)區(qū)域組成的矩陣，分別對(duì)應(yīng)著不同采購(gòu)物資和相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)方法。
1、Ⅰ類物資：招標(biāo)采購(gòu)
這類物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)重要程度高且對(duì)采購(gòu)成本影響程度大，企業(yè)應(yīng)盡量爭(zhēng)取價(jià)格和非價(jià)格因素的平衡，避免由于信息不對(duì)稱性交易而造成的資源浪費(fèi)。企業(yè)通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)使不同供應(yīng)商之間產(chǎn)生良性競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而改善采購(gòu)業(yè)務(wù)中的不足，讓企業(yè)自身?yè)碛懈蟮淖灾鬟x擇權(quán)。按照性價(jià)比最高、服務(wù)最優(yōu)原則進(jìn)行采購(gòu)，既保證了企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)，又可以大幅縮減采購(gòu)成本。
2、Ⅱ類物資：戰(zhàn)略庫(kù)存
這類物資采購(gòu)一般成本不高，采購(gòu)數(shù)量也比較小，但卻是會(huì)給企業(yè)生產(chǎn)造成直接影響的輔助材料。企業(yè)對(duì)這類物資進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，該考慮的是能否及時(shí)地保證其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行和最終商品的質(zhì)量。這類物資的采購(gòu)以保有充足的庫(kù)存為首要目標(biāo)，價(jià)格只是參考條件。通過(guò)庫(kù)存控制來(lái)確定其采購(gòu)頻率和采購(gòu)數(shù)量，可以減少不必要的浪費(fèi)，同時(shí)也可以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行。
3、Ⅲ類物資：反向拍賣
對(duì)于該類物資的采購(gòu)，價(jià)格是最關(guān)鍵的考慮因素。其對(duì)采購(gòu)成本的影響程度大大超過(guò)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。反向拍賣指的是企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布其期望的最高價(jià)，然后供應(yīng)商依據(jù)自身的條件進(jìn)行競(jìng)價(jià)。供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格必須低于企業(yè)的最高價(jià)或者當(dāng)前供應(yīng)商所能給的最低價(jià)，最后企業(yè)再對(duì)出價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行選擇和評(píng)估。
4、Ⅳ類物資：定點(diǎn)采購(gòu)
這類物資一般是辦公用品之類的零星物資，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和采購(gòu)成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購(gòu)與管理花費(fèi)了采購(gòu)部門大量的人力、物力，這樣算下來(lái)的話管理成本也就增加了。所以，采購(gòu)部門會(huì)將采購(gòu)任務(wù)授權(quán)于各個(gè)需要部門，采用定點(diǎn)采購(gòu)的方法滿足各個(gè)部門的不同需求。最后只需在一個(gè)所定的周期后進(jìn)行采購(gòu)款的結(jié)算和支付即可。
現(xiàn)實(shí)的采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中，其過(guò)程涉及許多方面，是十分繁雜的，所遇到的困難也是各式各樣的，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的能力和實(shí)際情況靈活實(shí)施、開展采購(gòu)成本控制策略。
九、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化
采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化是指物資的尺寸、性能、質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、測(cè)試的標(biāo)準(zhǔn)方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護(hù)方法的編碼等。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化可以令公司減少開發(fā)明細(xì)單所需要的人力、物力和時(shí)間，可使企業(yè)大批量采購(gòu)較少的品種，進(jìn)而同少數(shù)供應(yīng)商達(dá)成更好的談判價(jià)格，質(zhì)量水平也會(huì)因此而改進(jìn)?？偠灾?，內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個(gè)方面的降低都是有所作用的，是可供企業(yè)選用的一個(gè)良好的采購(gòu)成本控制方法。
企業(yè)若想降低采購(gòu)成本，應(yīng)認(rèn)真分析采購(gòu)成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購(gòu)成本控制策略與方法，從所有權(quán)總成本出發(fā)，降低采購(gòu)總成本。
采購(gòu)成本是指所有采購(gòu)活動(dòng)所發(fā)生的費(fèi)用總和。具體來(lái)講包括從外部供應(yīng)商購(gòu)買、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收、存儲(chǔ)等各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中所投入的人力、物力、財(cái)力的總和。采購(gòu)成本包括顯性成本和隱性成本，顯性成本主要是指采購(gòu)管理中訂單跟蹤、生產(chǎn)計(jì)劃落實(shí)、裝運(yùn)、驗(yàn)收、對(duì)供貨商的管理等人力資本；隱性成本主要由質(zhì)量成本、缺貨成本等構(gòu)成，包括不合格品處置、售后服務(wù)、停工、退貨、員工培訓(xùn)、供應(yīng)商評(píng)估以及其他各類與采購(gòu)相關(guān)活動(dòng)而發(fā)生的費(fèi)用。
二、影響采購(gòu)成本的主要因素
（1）供應(yīng)鏈牛鞭效應(yīng)
牛鞭效應(yīng)，是著名的美國(guó)供應(yīng)鏈管理專家 HauL.Lee 對(duì)需求信息在傳遞中發(fā)生偏差和扭曲的一種形象描述，也稱需求放大效應(yīng)。“牛鞭效應(yīng)”總體思想是供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中每相鄰節(jié)點(diǎn)部門的信息不真實(shí)，會(huì)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈造成較大影響，并產(chǎn)生逐級(jí)放大現(xiàn)象。導(dǎo)致需求信息發(fā)生偏差，從而影響到企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)。牛鞭效應(yīng)對(duì)采購(gòu)成本的影響主要有，采購(gòu)需求的變動(dòng)加大造成供應(yīng)商生產(chǎn)計(jì)劃的變更，會(huì)影響供應(yīng)商交貨期同時(shí)由于運(yùn)輸成本與訂單密切相關(guān)，因此造成運(yùn)輸成本增加。
（2）采購(gòu)預(yù)算
采購(gòu)預(yù)算是指采購(gòu)部門在一定的計(jì)劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購(gòu)的用款計(jì)劃。由于預(yù)算會(huì)影響資源的分配，因此各部門在統(tǒng)計(jì)預(yù)算時(shí)往往會(huì)為獲得更多資源而夸大其詞，另外，任何預(yù)算都有不確定因素，會(huì)造成需求信息偏差。
（3）采購(gòu)批量
采購(gòu)數(shù)量大，本身對(duì)供應(yīng)商是一種吸引，大訂單相比小訂單來(lái)講勢(shì)必會(huì)降低供應(yīng)商管理及其它成本。因此，供應(yīng)商往往采用適當(dāng)降低采購(gòu)價(jià)格的方式來(lái)回報(bào)采購(gòu)方。采購(gòu)企業(yè)可以通過(guò)批量采購(gòu)，獲得供應(yīng)商的價(jià)格折扣，從而降低采購(gòu)成本。
?。?）采購(gòu)流程
采購(gòu)流程是采購(gòu)成本管理的重要部分，采購(gòu)流程中需求計(jì)劃的提出、編制采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、商務(wù)談判及采購(gòu)合同簽訂屬采購(gòu)的預(yù)處理提前期；生產(chǎn)、制造、發(fā)運(yùn)等屬于采購(gòu)處理提前期；驗(yàn)收、入庫(kù)、結(jié)算款項(xiàng)屬于采購(gòu)后處理提前期，共同構(gòu)成采購(gòu)的流程，采購(gòu)流程設(shè)計(jì)是否合理高效會(huì)直接影響采購(gòu)的效率及采購(gòu)成本。
（5）交貨和付款條件
交貨條件包括交貨的地點(diǎn)、采取運(yùn)輸?shù)姆绞健b及裝卸的費(fèi)用、交貨的批次以及付款的額度、方式都是采購(gòu)合同條款的重要組成部分，對(duì)采購(gòu)價(jià)格也會(huì)造成直接影響。完整的交貨批次、合理的交貨期及付款條件下產(chǎn)品價(jià)格相對(duì)較低。而在緊急情況下，采購(gòu)方為了提前獲得所需貨物會(huì)增加供應(yīng)商的成本。因此，供應(yīng)商會(huì)適當(dāng)提高價(jià)格。
?。?）供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商選擇對(duì)采購(gòu)成本有直接影響，供應(yīng)商提供的原材料和零配件對(duì)企業(yè)最終產(chǎn)品的質(zhì)量至關(guān)重要，如果供應(yīng)商產(chǎn)品存在質(zhì)量隱患，即使企業(yè)付出加倍的努力也無(wú)法獲得最優(yōu)的產(chǎn)品。供應(yīng)商原材料成本的高低是影響采購(gòu)價(jià)格最根本、最直接的因素。企業(yè)存在就要追求利潤(rùn)，任何產(chǎn)品的生產(chǎn)都有利益驅(qū)動(dòng)，因此，采購(gòu)價(jià)格一般高于供應(yīng)商的成本價(jià)格，供應(yīng)商的價(jià)格底線是成本價(jià)格，兩者之差即為供應(yīng)商的利潤(rùn)。
三、采購(gòu)管理的原則
采購(gòu)管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占有重要地位。企業(yè)總成本的 60%-70%都來(lái)自來(lái)原材料、半成品及成品的采購(gòu)。采購(gòu)活動(dòng)已經(jīng)成為連接企業(yè)上游供應(yīng)鏈和下游供應(yīng)鏈的紐帶，采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)的效率，訂單的執(zhí)行以及供應(yīng)商的響應(yīng)程度和服務(wù)都會(huì)對(duì)企業(yè)下游客戶的需求產(chǎn)生影響，同時(shí)采購(gòu)對(duì)產(chǎn)品的最終質(zhì)量和企業(yè)最終經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮著重要作用。
采購(gòu)管理的原則就是要通過(guò)合適的供應(yīng)商，以合理的價(jià)格，購(gòu)買必須數(shù)量品質(zhì)合適的產(chǎn)品，同時(shí)以合適時(shí)間供應(yīng)到合適的地點(diǎn)。
?。?）選擇合適的供應(yīng)商
質(zhì)量可靠信譽(yù)優(yōu)良的供應(yīng)商是最終產(chǎn)品質(zhì)量的保證，建立平等互惠的買賣關(guān)系，形成長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作是確保采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量的前提。
?。?）合適的品質(zhì)
企業(yè)采購(gòu)所需產(chǎn)品已合適品質(zhì)為原則，追求過(guò)高的品質(zhì)勢(shì)必造成更高的采購(gòu)價(jià)格，反之降低標(biāo)準(zhǔn)則無(wú)法滿足使用要求，形成返工或不合格品，增加相關(guān)成本。
?。?）合適的數(shù)量
采購(gòu)的數(shù)量應(yīng)當(dāng)合適，過(guò)多的數(shù)量會(huì)造成存貨增加存貨成本，甚至出現(xiàn)呆料，數(shù)量不足又會(huì)產(chǎn)生缺貨影響生產(chǎn)，采購(gòu)次數(shù)的增加還會(huì)增加作業(yè)的費(fèi)用。
?。?）合適的價(jià)格
采購(gòu)價(jià)格應(yīng)當(dāng)以公平合理為原則，采購(gòu)價(jià)格過(guò)高勢(shì)必增加企業(yè)額外成本，降低企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。反之，過(guò)分的追求低價(jià)會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商偷工減料，降低服務(wù)水平，以次充好。合理的價(jià)格對(duì)供需雙方都有利。
（5）合適的時(shí)間
采購(gòu)的時(shí)機(jī)、交貨的時(shí)間都應(yīng)當(dāng)合理的計(jì)算，過(guò)早的采購(gòu)會(huì)造成產(chǎn)品積壓，占用庫(kù)存導(dǎo)致庫(kù)存成本增高。反之，遲于采購(gòu)點(diǎn)會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)停頓影響工期，甚至造成重大損失。
（6）合適的地點(diǎn)
合適的地點(diǎn)是指采購(gòu)產(chǎn)品應(yīng)盡可能一次到位，有利于生產(chǎn)工序的使用，避免二次運(yùn)輸造成產(chǎn)品質(zhì)量損失和二次運(yùn)輸費(fèi)用的發(fā)生。
四、采購(gòu)成本分析
采購(gòu)的基本流程可以劃分為采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)行為的發(fā)生、采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督、對(duì)廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、出庫(kù)配送、供銷結(jié)算等。采購(gòu)成本就是在上述采購(gòu)流程中所支出的費(fèi)用。有些成本是看得見(jiàn)的，即比較容易分析出來(lái)或者可以直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中得出的成本；有些是看不見(jiàn)的，即較難分析或易被忽略的，將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
五、顯性成本
1、采購(gòu)計(jì)劃編制的成本
準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購(gòu)資金的占用，同時(shí)還要對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評(píng)估和選擇供應(yīng)商。采購(gòu)計(jì)劃的編制可以說(shuō)是采購(gòu)整個(gè)流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購(gòu)計(jì)劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本
原材料、半成品或成品的成本是指貨品購(gòu)進(jìn)的價(jià)格。影響所采購(gòu)物資價(jià)格高低的原因有很多，包括商品市場(chǎng)價(jià)格、商品質(zhì)量、市場(chǎng)供求關(guān)系等等。
3、采購(gòu)管理成本
采購(gòu)業(yè)務(wù)行為過(guò)程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購(gòu)管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本
采購(gòu)物資的運(yùn)輸一定是會(huì)發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會(huì)給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購(gòu)成本。
5、驗(yàn)收成本
采購(gòu)回來(lái)的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫(kù)。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫(kù)，一定要嚴(yán)把物資的入庫(kù)檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫(kù)后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯(cuò)誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問(wèn)題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時(shí)間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉(cāng)儲(chǔ)成本
倉(cāng)存儲(chǔ)成本指的是物資在庫(kù)存過(guò)程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對(duì)貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品（如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品）的存儲(chǔ)環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫(kù)存檔案，及時(shí)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫(kù)存的積壓，也會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理是降低采購(gòu)供應(yīng)成本的一個(gè)有效手段。
六、隱性成本
隱性成本是相對(duì)于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財(cái)務(wù)報(bào)表中表現(xiàn)出來(lái)的、易被人忽視，但是又非常重要的一部分成本，例如：
1、時(shí)間成本
由于響應(yīng)顧客需求的過(guò)長(zhǎng)時(shí)間所產(chǎn)生的時(shí)間成本。
2、缺貨成本
缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要所造成的損失。這一部分成本在財(cái)務(wù)報(bào)表中是體現(xiàn)不出來(lái)的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會(huì)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對(duì)企業(yè)聲譽(yù)也會(huì)造成很大的影響。
3、庫(kù)存積壓成本
相對(duì)缺貨成本，庫(kù)存積壓成本則是由于庫(kù)存產(chǎn)品過(guò)多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來(lái)的成本。庫(kù)存積壓使運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來(lái)的損失。因此過(guò)多的庫(kù)存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本
上述采購(gòu)活動(dòng)中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。
在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，我們要從采購(gòu)所有權(quán)成本出發(fā)，同時(shí)根據(jù)不同物料區(qū)分采購(gòu)成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購(gòu)成本的因素，制定有針對(duì)性的采購(gòu)計(jì)劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本最低的目標(biāo)。
七、影響采購(gòu)成本的因素
企業(yè)采購(gòu)總成本的影響因素有許多，總體可歸納為企業(yè)內(nèi)部因素和外部因素。
— 企業(yè)內(nèi)部因素 —
1、采購(gòu)批次與采購(gòu)批量
供需原理告訴我們采購(gòu)物資的單價(jià)與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購(gòu)的價(jià)格就越低?，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)不可能一次采購(gòu)過(guò)多的物資，因?yàn)檫@樣雖然節(jié)約了一部分采購(gòu)成本，但庫(kù)存的積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來(lái)的成本遠(yuǎn)比所節(jié)約的成本多。因此采購(gòu)批次和采購(gòu)批量，可以影響企業(yè)的采購(gòu)成本。
2、交貨期、供貨地點(diǎn)與付款期
采購(gòu)物資的價(jià)格成本雖然占采購(gòu)總成本的一大部分，但供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也影響到企業(yè)庫(kù)存的大小及采購(gòu)成本的高低。如果以上所說(shuō)的任何一個(gè)條件無(wú)法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的話，價(jià)格再低也是不能夠滿足企業(yè)完美完成采購(gòu)業(yè)務(wù)的。因此，供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也是影響采購(gòu)成本的一組重要因素。
3、部門間的溝通與協(xié)作
采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)行不僅僅是采購(gòu)部門的職責(zé)，它還涉及到計(jì)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。因此，這就需要企業(yè)各部門之間的良好溝通、協(xié)作才能完美地完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)。假如計(jì)劃部門物料需求計(jì)劃預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，生產(chǎn)計(jì)劃則會(huì)隨之變化，一旦變化頻繁就會(huì)造成緊急采購(gòu)的增加，采購(gòu)成本也就高；假如設(shè)計(jì)部門沒(méi)有進(jìn)行價(jià)值工程分析，而只考慮設(shè)計(jì)的美感與獨(dú)特性，就會(huì)導(dǎo)致物料品類差異大，形成不了采購(gòu)批量，也就形成不了供應(yīng)商所給的價(jià)格優(yōu)勢(shì)；還有可能就是由于質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于嚴(yán)苛，采購(gòu)部門對(duì)于供應(yīng)商的選擇也會(huì)十分謹(jǐn)慎，最終導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。
4、價(jià)格成本分析與談判能力
對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的成本、價(jià)格構(gòu)成的分析是確定采購(gòu)價(jià)格和取得與供應(yīng)商談判主動(dòng)的基礎(chǔ)。采購(gòu)部門在實(shí)施采購(gòu)談判之前，必須詳細(xì)調(diào)查、分析所處市場(chǎng)的現(xiàn)行形勢(shì)。這樣才能針對(duì)不同的供應(yīng)商選取不同的、有效的談判議價(jià)方法，以最終達(dá)到降低采購(gòu)價(jià)格的目的。
— 外部因素 —
1、市場(chǎng)供需狀況
市場(chǎng)供需狀況直接影響采購(gòu)成本。市場(chǎng)資源短缺、商品供不應(yīng)求時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)因此漲價(jià)；相反，若是供過(guò)于求則會(huì)選擇降價(jià)。
2、供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平
若供應(yīng)商的生產(chǎn)能力強(qiáng)大、生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量良好，產(chǎn)品銷售價(jià)格一般就會(huì)比較高。因此，采購(gòu)部門就應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)對(duì)產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量以及交貨期的要求，科學(xué)合理地選擇適合的供應(yīng)商，爭(zhēng)取達(dá)到良好的性價(jià)比。
3、供應(yīng)商成本
在企業(yè)處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，采購(gòu)數(shù)量會(huì)比較少，供應(yīng)商成本一般就會(huì)較高；之后進(jìn)入成長(zhǎng)期，隨著采購(gòu)量的增加、技術(shù)的成熟，供應(yīng)商成本便會(huì)隨之降低，產(chǎn)品供應(yīng)價(jià)格就會(huì)有所下降。
4、供應(yīng)商的營(yíng)銷策略
供應(yīng)商的銷售策略及其報(bào)價(jià)方式直接影響到采購(gòu)成本。如供應(yīng)商一開始會(huì)為了開拓市場(chǎng)獲得訂單而將價(jià)格報(bào)得相對(duì)較低，到占領(lǐng)一定的市場(chǎng)之后價(jià)格就會(huì)有所提高。
5、企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系
在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，供需雙方若能夠建立長(zhǎng)期合作的伙伴關(guān)系，通過(guò)共同努力，就能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)成本的降低，以達(dá)到共贏的目的。
— 基于所有權(quán)總成本的采購(gòu)成本控制策略 —
1、構(gòu)建并完善采購(gòu)系統(tǒng)
采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作就是要建立并且完善采購(gòu)系統(tǒng)。在實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，做好最基礎(chǔ)的工作——采購(gòu)制度的制訂是十分必要的，這是企業(yè)有效控制采購(gòu)成本的前提。
2、傳統(tǒng)采購(gòu)觀念的轉(zhuǎn)變
企業(yè)一定要遵循“所有權(quán)成本最低”原則，不僅要關(guān)注顯性成本，更要注重“看不見(jiàn)”的隱性成本。采購(gòu)業(yè)務(wù)行為應(yīng)該是基于“總成本最低”原則而不單只是追求 “采購(gòu)價(jià)格最低”。企業(yè)必須改變現(xiàn)有這樣的傳統(tǒng)采購(gòu)觀念，要有控制總體成本的遠(yuǎn)見(jiàn)，要能夠?qū)Σ少?gòu)流程中所涉及的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長(zhǎng)期潛在成本進(jìn)行評(píng)估。這樣才能夠從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)細(xì)節(jié)，在總成本上節(jié)約采購(gòu)成本。一種正確的采購(gòu)觀念是決定企業(yè)能否科學(xué)、合理進(jìn)行采購(gòu)成本控制的首要關(guān)鍵因素。采購(gòu)成本的控制不僅只是采購(gòu)部門的事，它還承擔(dān)著全面成本管理的責(zé)任，進(jìn)而影響著后續(xù)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)。
3、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度
針對(duì)目前有些采購(gòu)人員“吃回扣”等腐敗行為，防止采購(gòu)腐敗行為，企業(yè)應(yīng)該建立一套嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度。這樣不僅能預(yù)防采購(gòu)腐敗之類的不良行為，而且還可以規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)行為、優(yōu)化流程，進(jìn)而提高采購(gòu)效率。采購(gòu)制度應(yīng)針對(duì)企業(yè)所需采購(gòu)產(chǎn)品品項(xiàng)的分類來(lái)進(jìn)行不同的規(guī)范制定。不同產(chǎn)品品項(xiàng)規(guī)定物資采購(gòu)的申請(qǐng)類別、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可、原材料采購(gòu)的方式和最終的審批等。并一定要明確相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，一定不可越級(jí)操作，導(dǎo)致最后流程的混亂、權(quán)責(zé)不分。當(dāng)然，采購(gòu)制度能否得以順暢實(shí)施就取決于企業(yè)整個(gè)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的穩(wěn)定和高效的關(guān)鍵因素。
4、采購(gòu)計(jì)劃的合理制定
制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應(yīng)信息。采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)在企業(yè)中自始至終處于為生產(chǎn)服務(wù)的地位，物資采購(gòu)計(jì)劃的制定主要是依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的具體要求，是從生產(chǎn)需求部門的實(shí)際情況出發(fā)的，而不是任意采購(gòu)。同時(shí)還要考慮供應(yīng)市場(chǎng)的波動(dòng)可能性和庫(kù)存成本等一系列因素，最終得出合理、科學(xué)的采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)批量、訂貨周期和交貨方式，編制科學(xué)、可執(zhí)行的采購(gòu)計(jì)劃。
— 供應(yīng)定位模型 采購(gòu)成本控制 —
供應(yīng)定位模型是從企業(yè)所采購(gòu)產(chǎn)品支出金額的多少和其對(duì)企業(yè)的影響、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)兩個(gè)方面，對(duì)所采購(gòu)的產(chǎn)品進(jìn)行項(xiàng)目分類，是企業(yè)采購(gòu)在確定需求、獲取與選擇報(bào)價(jià)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等活動(dòng)中起指導(dǎo)作用的一種分析工具。本文將從另外一個(gè)角度利用供應(yīng)定位模型，從采購(gòu)所有權(quán)總成本的角度考慮，借助分析該模型來(lái)幫助探究采購(gòu)成本控制策略。
供應(yīng)定位模型（圖1），采用矩陣的形式對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行分類：橫軸是根據(jù)帕累托的20/80法則，對(duì)采購(gòu)支出金額的劃分；縱軸則是機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響可能性的綜合定位分類。供應(yīng)定位模型將企業(yè)所要采購(gòu)的產(chǎn)品分為四個(gè)大類：日常、瓶頸、杠桿、關(guān)鍵。
日常類——供應(yīng)管理
日常類產(chǎn)品采購(gòu)屬于低值采購(gòu)，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性也是相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低的，所以基于所有權(quán)總成本該類產(chǎn)品采購(gòu)所要降低的成本就在于顯性成本中的采購(gòu)管理成本。采購(gòu)管理成本包括很多方面：供應(yīng)商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費(fèi)用等其他一些成本。因此這里我們重點(diǎn)考慮的是降低供應(yīng)商管理成本，針對(duì)日常類產(chǎn)品的特征采取一些成本控制策略。
瓶頸類——風(fēng)險(xiǎn)控制
瓶頸類產(chǎn)品采購(gòu)屬于低值采購(gòu)，但是其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性卻是相對(duì)來(lái)說(shuō)較高的。風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生就意味著成本的上升，該類成本是我們無(wú)法在所謂的一些報(bào)表上看到的隱性成本。因此，對(duì)于該類產(chǎn)品采購(gòu)成本控制的重點(diǎn)就在于控制其風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，盡量降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。
杠桿類——價(jià)格管理
杠桿類產(chǎn)品采購(gòu)金額支出水平高，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性不高。對(duì)于此類產(chǎn)品采購(gòu)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于產(chǎn)品價(jià)格的變化。要想最大限度降低此類產(chǎn)品的采購(gòu)成本，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注其市場(chǎng)供應(yīng)價(jià)格，通過(guò)降低價(jià)格和交貨成本來(lái)降低采購(gòu)所有權(quán)總成本。
關(guān)鍵類——質(zhì)量管理
關(guān)鍵類產(chǎn)品采購(gòu)是高值采購(gòu)，機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性大而且采購(gòu)金額支出水平也高。此時(shí)，我們所要重點(diǎn)關(guān)注就是供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性了。一旦質(zhì)量這一關(guān)鍵要素出現(xiàn)問(wèn)題，不僅是采購(gòu)成本的增加，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的成本屬于隱性成本，我們無(wú)法預(yù)測(cè)其何時(shí)發(fā)生以及損失多大，所以提前預(yù)防將是一個(gè)很好的預(yù)防措施。
八、采購(gòu)成本控制方法
目前流行的采購(gòu)成本控制方法包括供應(yīng)商數(shù)量決策、采購(gòu)授權(quán)、VA/VE價(jià)值分析法/價(jià)值工程法、四象限分類法及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化等。本文著重介紹四象限分類法及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。
四象限分類法
將采購(gòu)的產(chǎn)品劃分為不同的類型，有針對(duì)性地采取不同的采購(gòu)策略，是降低采購(gòu)成本的一個(gè)基本前提。四象限分類法就是根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)的重要程度，以及對(duì)采購(gòu)成本影響因素，將采購(gòu)物資分為四大類，如圖2所示，縱軸表示采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的重要程度，橫軸表示采購(gòu)物資對(duì)采購(gòu)成本的影響程度，從而就得出了由四個(gè)區(qū)域組成的矩陣，分別對(duì)應(yīng)著不同采購(gòu)物資和相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)方法。
1、Ⅰ類物資：招標(biāo)采購(gòu)
這類物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)重要程度高且對(duì)采購(gòu)成本影響程度大，企業(yè)應(yīng)盡量爭(zhēng)取價(jià)格和非價(jià)格因素的平衡，避免由于信息不對(duì)稱性交易而造成的資源浪費(fèi)。企業(yè)通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)使不同供應(yīng)商之間產(chǎn)生良性競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而改善采購(gòu)業(yè)務(wù)中的不足，讓企業(yè)自身?yè)碛懈蟮淖灾鬟x擇權(quán)。按照性價(jià)比最高、服務(wù)最優(yōu)原則進(jìn)行采購(gòu)，既保證了企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)，又可以大幅縮減采購(gòu)成本。
2、Ⅱ類物資：戰(zhàn)略庫(kù)存
這類物資采購(gòu)一般成本不高，采購(gòu)數(shù)量也比較小，但卻是會(huì)給企業(yè)生產(chǎn)造成直接影響的輔助材料。企業(yè)對(duì)這類物資進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，該考慮的是能否及時(shí)地保證其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行和最終商品的質(zhì)量。這類物資的采購(gòu)以保有充足的庫(kù)存為首要目標(biāo)，價(jià)格只是參考條件。通過(guò)庫(kù)存控制來(lái)確定其采購(gòu)頻率和采購(gòu)數(shù)量，可以減少不必要的浪費(fèi)，同時(shí)也可以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行。
3、Ⅲ類物資：反向拍賣
對(duì)于該類物資的采購(gòu)，價(jià)格是最關(guān)鍵的考慮因素。其對(duì)采購(gòu)成本的影響程度大大超過(guò)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。反向拍賣指的是企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布其期望的最高價(jià)，然后供應(yīng)商依據(jù)自身的條件進(jìn)行競(jìng)價(jià)。供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格必須低于企業(yè)的最高價(jià)或者當(dāng)前供應(yīng)商所能給的最低價(jià)，最后企業(yè)再對(duì)出價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行選擇和評(píng)估。
4、Ⅳ類物資：定點(diǎn)采購(gòu)
這類物資一般是辦公用品之類的零星物資，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和采購(gòu)成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購(gòu)與管理花費(fèi)了采購(gòu)部門大量的人力、物力，這樣算下來(lái)的話管理成本也就增加了。所以，采購(gòu)部門會(huì)將采購(gòu)任務(wù)授權(quán)于各個(gè)需要部門，采用定點(diǎn)采購(gòu)的方法滿足各個(gè)部門的不同需求。最后只需在一個(gè)所定的周期后進(jìn)行采購(gòu)款的結(jié)算和支付即可。
現(xiàn)實(shí)的采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中，其過(guò)程涉及許多方面，是十分繁雜的，所遇到的困難也是各式各樣的，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的能力和實(shí)際情況靈活實(shí)施、開展采購(gòu)成本控制策略。
九、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化
采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化是指物資的尺寸、性能、質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、測(cè)試的標(biāo)準(zhǔn)方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護(hù)方法的編碼等。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化可以令公司減少開發(fā)明細(xì)單所需要的人力、物力和時(shí)間，可使企業(yè)大批量采購(gòu)較少的品種，進(jìn)而同少數(shù)供應(yīng)商達(dá)成更好的談判價(jià)格，質(zhì)量水平也會(huì)因此而改進(jìn)?？偠灾?，內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個(gè)方面的降低都是有所作用的，是可供企業(yè)選用的一個(gè)良好的采購(gòu)成本控制方法。
企業(yè)若想降低采購(gòu)成本，應(yīng)認(rèn)真分析采購(gòu)成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購(gòu)成本控制策略與方法，從所有權(quán)總成本出發(fā)，降低采購(gòu)總成本。
