有些獲證組織在接受每年的監(jiān)督審核時(shí)常問，監(jiān)督審核前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作？怎么做？對此，筆者擬就監(jiān)督審核有關(guān)問題談?wù)勛约旱目捶ā?br /> 監(jiān)督審核的意義和目的
大家知道，通過管理體系認(rèn)證的組織，都已按標(biāo)準(zhǔn)要求建立起文件化的管理體系，并已至少運(yùn)行了3個(gè)月以上，又經(jīng)過初次審核，獲得了證書。但這不是根本目的。因?yàn)?，每一個(gè)申請?bào)w系認(rèn)證的組織，不管當(dāng)初出于什么樣的考慮，至少有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是為了組織的經(jīng)濟(jì)效益和提升自己的市場地位，包括品牌戰(zhàn)略、產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平、市場信譽(yù)等，從而提高知名度，獲得社會(huì)的認(rèn)可，贏得更大的市場，這才是組織通過認(rèn)證的根本目的。而要達(dá)到這樣的目的，獲得認(rèn)證證書僅僅是獲得成功的開始，組織還要在此基礎(chǔ)上，不斷鞏固、完善、改進(jìn)、提高，使管理體系保持有效運(yùn)行。尤其是初次審核以后更需要在糾正不符合項(xiàng)的基礎(chǔ)上，自查自糾體系運(yùn)行中存在的問題。認(rèn)證機(jī)構(gòu)之所以每年進(jìn)行一次監(jiān)督審核，不僅是執(zhí)行國家規(guī)定，同時(shí)也是為了幫助和督促組織做好自我完善、自我改進(jìn)的工作，檢查、評價(jià)并確認(rèn)組織的體系運(yùn)行的有效性，也是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的一種增值服務(wù)。監(jiān)督審核活動(dòng)實(shí)際上成為組織持續(xù)改進(jìn)的外在動(dòng)力，對組織是有幫助的。
有人說每年監(jiān)審太麻煩。其實(shí)，只要日常工作堅(jiān)持按標(biāo)準(zhǔn)要求辦，保持管理體系正常運(yùn)行，規(guī)范操作，監(jiān)督審核前是不需要做太多準(zhǔn)備的。
組織接受監(jiān)督審核前需要做哪些準(zhǔn)備
由于各個(gè)組織管理體系的成熟度、人員素質(zhì)、管理水平存在差異，對監(jiān)督審核的準(zhǔn)備程度不能一概而論。對于一個(gè)人員素質(zhì)和管理水平相對比較高，貫徹標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證基礎(chǔ)比較扎實(shí)的組織來講，由于平時(shí)都能按體系要求操作，遵章守制、文件齊全、記錄完整、生產(chǎn)或服務(wù)規(guī)范，按規(guī)定周期完成內(nèi)部審核和管理評審就完全可以了。但有的組織可能初次審核前在咨詢?nèi)藛T的指導(dǎo)和幫助下貫徹標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證時(shí)，對管理體系標(biāo)準(zhǔn)理解不深，知其然不知其所以然，體系建立運(yùn)行時(shí)間不長，對具體操作不知所措。初次審核后，咨詢?nèi)藛T離開了組織，組織自己又沒有很好地補(bǔ)上這一課，因此，在接受監(jiān)督審核時(shí)感到有一種心理壓力或遇到具體困難，不知該做些什么。針對這種情況，筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行準(zhǔn)備。
一是當(dāng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)在監(jiān)督審核前2~3個(gè)月電話通知組織將要進(jìn)行監(jiān)督審核時(shí)，組織首先要詢問清楚本次監(jiān)督審核的時(shí)間和主要內(nèi)容，如有問題應(yīng)及時(shí)溝通。
二是組織的管理體系和產(chǎn)品初次審核后如果有變化，應(yīng)主動(dòng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，在監(jiān)督核審前取得共識；還有哪些要求，也應(yīng)同時(shí)提出，以便順利安排審核。
三是組織在接受監(jiān)督審核前應(yīng)按組織自己規(guī)定的頻次完成內(nèi)部審核，并要覆蓋所有與管理體系有關(guān)部門、區(qū)域和場所。整理保存好有關(guān)記錄，包括內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃、檢查記錄、不符合報(bào)告、糾正措施實(shí)施驗(yàn)證結(jié)果、內(nèi)部審核報(bào)告等。
四是組織應(yīng)按規(guī)定周期做好管理評審。管理評審如未到規(guī)定的周期，監(jiān)督審核時(shí)尚未實(shí)施管理評審，應(yīng)提供計(jì)劃安排，由審核組確認(rèn)后按計(jì)劃日期進(jìn)行跟蹤完成。倘若超過周期或不能按計(jì)劃跟蹤完成，就會(huì)在監(jiān)督審核時(shí)造成不符合項(xiàng)，需要采取糾正措施，否則會(huì)按規(guī)定被暫停認(rèn)證資格甚至撤銷認(rèn)證資格。
五是檢查初次審核或上次審核不符合糾正措施是否實(shí)施到位，整改是否有效，有無新的不符合項(xiàng)。
六是檢查準(zhǔn)備管理體系文件和各個(gè)工作環(huán)節(jié)規(guī)定的記錄是否齊全、完整。如文件修改的審批記錄、合同評審記錄、新增加的供方的評價(jià)記錄等。
需要注意的是，凡是組織規(guī)定的記錄必須要有，不能缺少。為了防止考慮不周，適當(dāng)時(shí)，質(zhì)量管理部門最好能制定出書面安排，通知各部門做好迎接審核的準(zhǔn)備；尤其是有多場所的組織都應(yīng)通知到，切勿遺漏。
七是檢查組織的行政法律許可、資質(zhì)證明等文件是否按規(guī)定要求進(jìn)行年檢。
八是生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)有認(rèn)證范圍所覆蓋的產(chǎn)品作業(yè)活動(dòng)，若因季節(jié)或其他原因的影響暫時(shí)停產(chǎn)時(shí)，應(yīng)在認(rèn)證機(jī)構(gòu)與組織首次溝通時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，以確定監(jiān)督審核的合適時(shí)機(jī)。
超期監(jiān)督審核的危害
組織如因客觀原因而不能按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督審核，應(yīng)提前向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，并應(yīng)承諾何時(shí)能進(jìn)行監(jiān)督審核。按照相關(guān)規(guī)定，一旦監(jiān)督審核與上次審核超過12個(gè)月的間隔期不能接受監(jiān)督審核時(shí)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將會(huì)按照規(guī)定暫停組織的認(rèn)證資格。“暫停”實(shí)際是給組織一個(gè)警戒和整改的機(jī)會(huì)，組織應(yīng)認(rèn)真對待，積極解決所面臨的困難或抓緊整改管理體系方面存在的不足。若對暫停采取置之不理的態(tài)度，將最終被撤銷證書，并要求交回證書，認(rèn)證機(jī)構(gòu)還將就撤銷證書一事公告社會(huì)，通知當(dāng)?shù)卣馁|(zhì)量監(jiān)督管理部門備案，這對組織的信譽(yù)將造成不利的影響，也使前期認(rèn)證的投入白白損失。因此，組織應(yīng)珍惜自己的無形資產(chǎn)，不可因一次監(jiān)督審核而喪失自己來之不易的寶貴資源。
大家知道，通過管理體系認(rèn)證的組織，都已按標(biāo)準(zhǔn)要求建立起文件化的管理體系，并已至少運(yùn)行了3個(gè)月以上，又經(jīng)過初次審核，獲得了證書。但這不是根本目的。因?yàn)?，每一個(gè)申請?bào)w系認(rèn)證的組織，不管當(dāng)初出于什么樣的考慮，至少有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是為了組織的經(jīng)濟(jì)效益和提升自己的市場地位，包括品牌戰(zhàn)略、產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平、市場信譽(yù)等，從而提高知名度，獲得社會(huì)的認(rèn)可，贏得更大的市場，這才是組織通過認(rèn)證的根本目的。而要達(dá)到這樣的目的，獲得認(rèn)證證書僅僅是獲得成功的開始，組織還要在此基礎(chǔ)上，不斷鞏固、完善、改進(jìn)、提高，使管理體系保持有效運(yùn)行。尤其是初次審核以后更需要在糾正不符合項(xiàng)的基礎(chǔ)上，自查自糾體系運(yùn)行中存在的問題。認(rèn)證機(jī)構(gòu)之所以每年進(jìn)行一次監(jiān)督審核，不僅是執(zhí)行國家規(guī)定，同時(shí)也是為了幫助和督促組織做好自我完善、自我改進(jìn)的工作，檢查、評價(jià)并確認(rèn)組織的體系運(yùn)行的有效性，也是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的一種增值服務(wù)。監(jiān)督審核活動(dòng)實(shí)際上成為組織持續(xù)改進(jìn)的外在動(dòng)力，對組織是有幫助的。
有人說每年監(jiān)審太麻煩。其實(shí)，只要日常工作堅(jiān)持按標(biāo)準(zhǔn)要求辦，保持管理體系正常運(yùn)行，規(guī)范操作，監(jiān)督審核前是不需要做太多準(zhǔn)備的。
組織接受監(jiān)督審核前需要做哪些準(zhǔn)備
由于各個(gè)組織管理體系的成熟度、人員素質(zhì)、管理水平存在差異，對監(jiān)督審核的準(zhǔn)備程度不能一概而論。對于一個(gè)人員素質(zhì)和管理水平相對比較高，貫徹標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證基礎(chǔ)比較扎實(shí)的組織來講，由于平時(shí)都能按體系要求操作，遵章守制、文件齊全、記錄完整、生產(chǎn)或服務(wù)規(guī)范，按規(guī)定周期完成內(nèi)部審核和管理評審就完全可以了。但有的組織可能初次審核前在咨詢?nèi)藛T的指導(dǎo)和幫助下貫徹標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證時(shí)，對管理體系標(biāo)準(zhǔn)理解不深，知其然不知其所以然，體系建立運(yùn)行時(shí)間不長，對具體操作不知所措。初次審核后，咨詢?nèi)藛T離開了組織，組織自己又沒有很好地補(bǔ)上這一課，因此，在接受監(jiān)督審核時(shí)感到有一種心理壓力或遇到具體困難，不知該做些什么。針對這種情況，筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行準(zhǔn)備。
一是當(dāng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)在監(jiān)督審核前2~3個(gè)月電話通知組織將要進(jìn)行監(jiān)督審核時(shí)，組織首先要詢問清楚本次監(jiān)督審核的時(shí)間和主要內(nèi)容，如有問題應(yīng)及時(shí)溝通。
二是組織的管理體系和產(chǎn)品初次審核后如果有變化，應(yīng)主動(dòng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，在監(jiān)督核審前取得共識；還有哪些要求，也應(yīng)同時(shí)提出，以便順利安排審核。
三是組織在接受監(jiān)督審核前應(yīng)按組織自己規(guī)定的頻次完成內(nèi)部審核，并要覆蓋所有與管理體系有關(guān)部門、區(qū)域和場所。整理保存好有關(guān)記錄，包括內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃、檢查記錄、不符合報(bào)告、糾正措施實(shí)施驗(yàn)證結(jié)果、內(nèi)部審核報(bào)告等。
四是組織應(yīng)按規(guī)定周期做好管理評審。管理評審如未到規(guī)定的周期，監(jiān)督審核時(shí)尚未實(shí)施管理評審，應(yīng)提供計(jì)劃安排，由審核組確認(rèn)后按計(jì)劃日期進(jìn)行跟蹤完成。倘若超過周期或不能按計(jì)劃跟蹤完成，就會(huì)在監(jiān)督審核時(shí)造成不符合項(xiàng)，需要采取糾正措施，否則會(huì)按規(guī)定被暫停認(rèn)證資格甚至撤銷認(rèn)證資格。
五是檢查初次審核或上次審核不符合糾正措施是否實(shí)施到位，整改是否有效，有無新的不符合項(xiàng)。
六是檢查準(zhǔn)備管理體系文件和各個(gè)工作環(huán)節(jié)規(guī)定的記錄是否齊全、完整。如文件修改的審批記錄、合同評審記錄、新增加的供方的評價(jià)記錄等。
需要注意的是，凡是組織規(guī)定的記錄必須要有，不能缺少。為了防止考慮不周，適當(dāng)時(shí)，質(zhì)量管理部門最好能制定出書面安排，通知各部門做好迎接審核的準(zhǔn)備；尤其是有多場所的組織都應(yīng)通知到，切勿遺漏。
七是檢查組織的行政法律許可、資質(zhì)證明等文件是否按規(guī)定要求進(jìn)行年檢。
八是生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)有認(rèn)證范圍所覆蓋的產(chǎn)品作業(yè)活動(dòng)，若因季節(jié)或其他原因的影響暫時(shí)停產(chǎn)時(shí)，應(yīng)在認(rèn)證機(jī)構(gòu)與組織首次溝通時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，以確定監(jiān)督審核的合適時(shí)機(jī)。
超期監(jiān)督審核的危害
組織如因客觀原因而不能按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督審核，應(yīng)提前向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明，并應(yīng)承諾何時(shí)能進(jìn)行監(jiān)督審核。按照相關(guān)規(guī)定，一旦監(jiān)督審核與上次審核超過12個(gè)月的間隔期不能接受監(jiān)督審核時(shí)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將會(huì)按照規(guī)定暫停組織的認(rèn)證資格。“暫停”實(shí)際是給組織一個(gè)警戒和整改的機(jī)會(huì)，組織應(yīng)認(rèn)真對待，積極解決所面臨的困難或抓緊整改管理體系方面存在的不足。若對暫停采取置之不理的態(tài)度，將最終被撤銷證書，并要求交回證書，認(rèn)證機(jī)構(gòu)還將就撤銷證書一事公告社會(huì)，通知當(dāng)?shù)卣馁|(zhì)量監(jiān)督管理部門備案，這對組織的信譽(yù)將造成不利的影響，也使前期認(rèn)證的投入白白損失。因此，組織應(yīng)珍惜自己的無形資產(chǎn)，不可因一次監(jiān)督審核而喪失自己來之不易的寶貴資源。
