文件控制是ISO9001——2000標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定的一個(gè)控制過(guò)程，每個(gè)組織要真正建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系，就必須按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求制訂相關(guān)的體系文件，并且在申請(qǐng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核前，就要先向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供本組織體系文件，讓其進(jìn)行文件審核，由于門類眾多的行業(yè)組織特點(diǎn)不盡相同，此時(shí)的文件審核，只能對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)評(píng)價(jià)體系文件的合理性，而真正具體到某個(gè)組織的自身行業(yè)特點(diǎn)，文件是否符合本組織實(shí)際需要，就需要組織自己結(jié)合本組織實(shí)際特點(diǎn)，管理方式與方法，管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置分工等來(lái)進(jìn)行文件符合性審核評(píng)價(jià)，評(píng)審文件能否在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中發(fā)揮其指導(dǎo)作用；另外，隨著企業(yè)管理的不斷創(chuàng)新變化和體系自身的持續(xù)改進(jìn)，質(zhì)量手冊(cè)等體系文件也不能長(zhǎng)時(shí)間不變，要想體系文件適應(yīng)新的變化，這就勢(shì)必對(duì)體系文件開展經(jīng)常性的符合性審核，達(dá)到常改常新，與企業(yè)的管理實(shí)際保持一致，否則文件就脫離實(shí)際，出現(xiàn)兩層皮現(xiàn)象。
在質(zhì)量管理體系日常運(yùn)行中，內(nèi)部審核、管理評(píng)審質(zhì)量策劃實(shí)施檢查，不合格關(guān)閉，糾正和預(yù)防措施實(shí)施過(guò)程中，質(zhì)量管理體系文件的缺陷最容易被發(fā)現(xiàn)，文件管理部門應(yīng)及時(shí)召集有關(guān)人員對(duì)發(fā)現(xiàn)的缺陷進(jìn)行研究分析，以決定文件是否變更修訂和修訂內(nèi)容條款，使文件的符合性逐步提高，在保持體系持續(xù)改進(jìn)的同時(shí)，達(dá)到文件自身持續(xù)改進(jìn)的目的。
我們公司開展這一工作的做法是：文件管理部門是公司標(biāo)準(zhǔn)化辦公室，該辦公室負(fù)責(zé)起草制定公司各類管理標(biāo)準(zhǔn)及文件、工作標(biāo)準(zhǔn)等，審核技術(shù)部門起草編制的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)召開文件評(píng)審會(huì)、會(huì)議對(duì)不適應(yīng)文件條款進(jìn)行討論分析，決定是否修訂，對(duì)新文件（試行一定時(shí)間后）試行情況總結(jié)。決定是否報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式實(shí)施，對(duì)會(huì)議通過(guò)的文件填寫《文件符合性審核報(bào)告》，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。2004年4月，公司新上的6000噸乳化炸藥連續(xù)自動(dòng)生產(chǎn)線項(xiàng)目設(shè)備安裝調(diào)試完畢，進(jìn)入試生產(chǎn)階段，該產(chǎn)品技術(shù)文件，工藝規(guī)程、操作規(guī)程，作業(yè)指導(dǎo)書等均為參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)轉(zhuǎn)讓方提供的技術(shù)資料編制而成，指導(dǎo)試生產(chǎn)、試產(chǎn)過(guò)程中不斷總結(jié)客觀規(guī)律，總結(jié)分析各類數(shù)據(jù)，形成記錄，根據(jù)試行情況，多次召開專門會(huì)議，對(duì)所有涉及乳化炸藥生產(chǎn)的過(guò)程控制文件、技術(shù)文件工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等全面分析、討論、審核、評(píng)價(jià)，對(duì)有關(guān)缺陷及時(shí)修訂，最終形成了文件符合性審核報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式頒布實(shí)施，到目前為止，該生產(chǎn)線各類文件獲得了安全性評(píng)價(jià)驗(yàn)收，安全標(biāo)志審核驗(yàn)收專家組的肯定，保證了所有文件符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本企業(yè)管理、過(guò)程控制的實(shí)際需要。達(dá)到了制定文件的初衷。
經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐我們認(rèn)為，體系文件的建立并不難，關(guān)鍵是文件能否真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，是否符合企業(yè)管理的實(shí)際，而真正作到這一點(diǎn)，就必須開展經(jīng)常性的文件符合性評(píng)價(jià)審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文件的不適應(yīng)，促進(jìn)文件自身的持續(xù)改進(jìn)，使其達(dá)到一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理狀態(tài)，緊緊保持與企業(yè)管理的相一致。
在質(zhì)量管理體系日常運(yùn)行中，內(nèi)部審核、管理評(píng)審質(zhì)量策劃實(shí)施檢查，不合格關(guān)閉，糾正和預(yù)防措施實(shí)施過(guò)程中，質(zhì)量管理體系文件的缺陷最容易被發(fā)現(xiàn)，文件管理部門應(yīng)及時(shí)召集有關(guān)人員對(duì)發(fā)現(xiàn)的缺陷進(jìn)行研究分析，以決定文件是否變更修訂和修訂內(nèi)容條款，使文件的符合性逐步提高，在保持體系持續(xù)改進(jìn)的同時(shí)，達(dá)到文件自身持續(xù)改進(jìn)的目的。
我們公司開展這一工作的做法是：文件管理部門是公司標(biāo)準(zhǔn)化辦公室，該辦公室負(fù)責(zé)起草制定公司各類管理標(biāo)準(zhǔn)及文件、工作標(biāo)準(zhǔn)等，審核技術(shù)部門起草編制的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)召開文件評(píng)審會(huì)、會(huì)議對(duì)不適應(yīng)文件條款進(jìn)行討論分析，決定是否修訂，對(duì)新文件（試行一定時(shí)間后）試行情況總結(jié)。決定是否報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式實(shí)施，對(duì)會(huì)議通過(guò)的文件填寫《文件符合性審核報(bào)告》，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。2004年4月，公司新上的6000噸乳化炸藥連續(xù)自動(dòng)生產(chǎn)線項(xiàng)目設(shè)備安裝調(diào)試完畢，進(jìn)入試生產(chǎn)階段，該產(chǎn)品技術(shù)文件，工藝規(guī)程、操作規(guī)程，作業(yè)指導(dǎo)書等均為參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)轉(zhuǎn)讓方提供的技術(shù)資料編制而成，指導(dǎo)試生產(chǎn)、試產(chǎn)過(guò)程中不斷總結(jié)客觀規(guī)律，總結(jié)分析各類數(shù)據(jù)，形成記錄，根據(jù)試行情況，多次召開專門會(huì)議，對(duì)所有涉及乳化炸藥生產(chǎn)的過(guò)程控制文件、技術(shù)文件工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等全面分析、討論、審核、評(píng)價(jià)，對(duì)有關(guān)缺陷及時(shí)修訂，最終形成了文件符合性審核報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式頒布實(shí)施，到目前為止，該生產(chǎn)線各類文件獲得了安全性評(píng)價(jià)驗(yàn)收，安全標(biāo)志審核驗(yàn)收專家組的肯定，保證了所有文件符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本企業(yè)管理、過(guò)程控制的實(shí)際需要。達(dá)到了制定文件的初衷。
經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐我們認(rèn)為，體系文件的建立并不難，關(guān)鍵是文件能否真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，是否符合企業(yè)管理的實(shí)際，而真正作到這一點(diǎn)，就必須開展經(jīng)常性的文件符合性評(píng)價(jià)審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文件的不適應(yīng)，促進(jìn)文件自身的持續(xù)改進(jìn)，使其達(dá)到一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理狀態(tài)，緊緊保持與企業(yè)管理的相一致。
