所有審核員都接受過(guò)管理標(biāo)準(zhǔn)、審核策劃、審核實(shí)施和報(bào)告的基本培訓(xùn)。但是許多審核員只是接受了基本的培訓(xùn)，對(duì)審核的技巧需要經(jīng)過(guò)不斷的鍛煉，才能大大提高審核的有效性，如何成為一名優(yōu)秀的審核員注意以下幾點(diǎn)。
一、讓受審核方感覺(jué)自己就是審核組的成員
避免直接的開(kāi)場(chǎng)白，如“我是來(lái)審核你們的體系的，不用擔(dān)心是來(lái)這里審核你們的”
而應(yīng)該說(shuō)“我們要對(duì)某某過(guò)程進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別過(guò)程的不足之處或者改進(jìn)的機(jī)會(huì)，希望你們帶我們?cè)u(píng)估一下整個(gè)過(guò)程并解釋它是如何運(yùn)行的。我們可能需要你們的一些相關(guān)記錄，如果有什么不足之處或你們認(rèn)為有讓過(guò)程變得更好的改進(jìn)措施我們也愿意聽(tīng)聽(tīng)，若是有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)提出來(lái)，可以嗎？”
這樣的開(kāi)場(chǎng)白顯得更真誠(chéng)，這樣會(huì)讓受審核方愿意接受審核并且積極配合協(xié)助審核。
二、漏斗法面談策略
審核員在和受審核方，可以問(wèn)三大類(lèi)問(wèn)題：開(kāi)放式、封閉式和澄清性的問(wèn)題。
評(píng)估開(kāi)始時(shí)，先問(wèn)一些開(kāi)放性問(wèn)題，審核員從開(kāi)放式問(wèn)題中得到的信息比封閉式問(wèn)題多，然后采用澄清性問(wèn)題來(lái)彌補(bǔ)缺漏。封閉式問(wèn)題需要回答是或否，或明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方再回答封閉式問(wèn)題時(shí)面臨的“折戟沉沙”機(jī)會(huì)更大。
封閉式問(wèn)題需要回答是或否，或明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方再回答封閉式問(wèn)題時(shí)面臨的“折戟沉沙”機(jī)會(huì)更大。
三、做一個(gè)積極的傾聽(tīng)者
審核員再審核過(guò)程中應(yīng)該只花10%的時(shí)間來(lái)說(shuō)話(huà)，用90%的時(shí)間去傾聽(tīng)。據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂(yōu)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，所有談話(huà)交流中有近70%都被誤解了。
雖然在這些錯(cuò)誤的溝通中，大部分對(duì)日常交往不會(huì)產(chǎn)生重大的影響，但是審核中的錯(cuò)誤傳達(dá)就會(huì)對(duì)受審核方和審核員雙方的信譽(yù)造成破壞性的影響。簡(jiǎn)而言之，審核員必須做一名積極的傾聽(tīng)者。
四、有效的抽樣挑選
有些審核員會(huì)讓采購(gòu)經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。
我們需要再審核采購(gòu)部門(mén)之前先審核收貨部門(mén)，通過(guò)收貨部門(mén)的記錄發(fā)現(xiàn)一些進(jìn)貨產(chǎn)品問(wèn)題的例子。審核員應(yīng)檢查他們檢查單上的每一個(gè)問(wèn)題，有些審核員會(huì)讓采購(gòu)經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。我們需要再審核采購(gòu)部門(mén)之前先審核收貨部門(mén)，通過(guò)收貨部門(mén)的記錄發(fā)現(xiàn)一些進(jìn)貨產(chǎn)品問(wèn)題的例子。
五、通過(guò)現(xiàn)有的價(jià)值來(lái)識(shí)別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用
優(yōu)秀的審核員能夠講審核發(fā)現(xiàn)和真正的結(jié)果聯(lián)系起來(lái)，能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問(wèn)題，他們能夠引起管理層的注意，且獲得管理層的支持。審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對(duì)組織產(chǎn)生影響，影響程度如何。
六、要與受審核方確認(rèn)你的審核發(fā)現(xiàn)
當(dāng)你認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合時(shí)，審核員應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知審核方。告知審核發(fā)現(xiàn)，可以避免因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致的無(wú)效發(fā)現(xiàn)。有時(shí)我們不理解對(duì)方要表達(dá)的意思，或者對(duì)方不理解我們，也有的時(shí)候我們認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合，但事實(shí)上并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)。
再結(jié)束審核之前或者再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要當(dāng)場(chǎng)與對(duì)方溝通，這樣可以讓受審核方有機(jī)會(huì)糾正，也保護(hù)了你作為審核員的利益。
七、不要舍本逐末
不記錄沒(méi)有用的內(nèi)容，指對(duì)管理體系的績(jī)效沒(méi)有任何實(shí)際影響的審核發(fā)現(xiàn)，包括明顯的筆誤、在沒(méi)有要求或不必要的情況下在空白處標(biāo)記“不適用”，以及明顯可以糾正的行政監(jiān)督疏漏。關(guān)注重要的要求、問(wèn)題和績(jī)效，不專(zhuān)注于或有意去尋找意義不大的小問(wèn)題。
八、在報(bào)告中提供充分的背景信息
審核員必須始終牢記他們?cè)跒檎l(shuí)寫(xiě)不符合報(bào)告。既不是為審核項(xiàng)目經(jīng)理，也不是為其他審核員，而是為了受審核方的管理者或被審核過(guò)程的負(fù)責(zé)人，為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人。
管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候可能不在場(chǎng)，這就意味著審核報(bào)告必須要清晰，并且能夠直接追溯到違反的要求。對(duì)問(wèn)題的描述不能留下疑點(diǎn)，必須指出有什么問(wèn)題以及為什么認(rèn)為是違反了要求。
九、具體指出優(yōu)勢(shì)處
審核員應(yīng)指出受審核方出色的地方，指出值得表?yè)P(yáng)的具體做法。應(yīng)認(rèn)證企業(yè)有管理體系推進(jìn)后成功的收獲，出色的地方的地方可歸納為這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位，或向文件用戶(hù)告知文件變更時(shí)所采用的方法，不要泛泛而談。
一定要具備以下特質(zhì)：
1、標(biāo)準(zhǔn)的熟悉和把控
什么樣的能審核通過(guò)，什么樣的不能審核通過(guò)，審核的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)什么?；陲L(fēng)險(xiǎn)的管理思維，抓住每個(gè)項(xiàng)目的審核風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；
2、細(xì)心和謹(jǐn)慎
審核其實(shí)是一個(gè)不太允許犯錯(cuò)的崗位。你審核沒(méi)有失誤是工作職責(zé)要求，但是只要出現(xiàn)企業(yè)大的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和合規(guī)性的審核失誤，那就是重大問(wèn)題，所以工作中一定是細(xì)心再細(xì)心，謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎。
3、抗壓能力。
既然是人工審核，總會(huì)有紕漏，所以出現(xiàn)失誤的時(shí)候，吸取教訓(xùn)不再犯錯(cuò)就可以，心理壓力不要過(guò)大，否則過(guò)猶不及，越害怕犯錯(cuò)，越犯錯(cuò)。
4、對(duì)工作的熱情。
審核大多都是重復(fù)和枯燥的工作，再有意思和新奇的東西，接觸久了，都會(huì)有倦怠期，怎么克服，就要來(lái)自于對(duì)工作的熱情。審核其實(shí)往深了說(shuō)需要你知道的東西很多，知識(shí)面越廣越好，所以工作中一定要積極學(xué)習(xí)，提高自己的職業(yè)技能。
一、讓受審核方感覺(jué)自己就是審核組的成員
避免直接的開(kāi)場(chǎng)白，如“我是來(lái)審核你們的體系的，不用擔(dān)心是來(lái)這里審核你們的”
而應(yīng)該說(shuō)“我們要對(duì)某某過(guò)程進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別過(guò)程的不足之處或者改進(jìn)的機(jī)會(huì)，希望你們帶我們?cè)u(píng)估一下整個(gè)過(guò)程并解釋它是如何運(yùn)行的。我們可能需要你們的一些相關(guān)記錄，如果有什么不足之處或你們認(rèn)為有讓過(guò)程變得更好的改進(jìn)措施我們也愿意聽(tīng)聽(tīng)，若是有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)提出來(lái)，可以嗎？”
這樣的開(kāi)場(chǎng)白顯得更真誠(chéng)，這樣會(huì)讓受審核方愿意接受審核并且積極配合協(xié)助審核。
二、漏斗法面談策略
審核員在和受審核方，可以問(wèn)三大類(lèi)問(wèn)題：開(kāi)放式、封閉式和澄清性的問(wèn)題。
評(píng)估開(kāi)始時(shí)，先問(wèn)一些開(kāi)放性問(wèn)題，審核員從開(kāi)放式問(wèn)題中得到的信息比封閉式問(wèn)題多，然后采用澄清性問(wèn)題來(lái)彌補(bǔ)缺漏。封閉式問(wèn)題需要回答是或否，或明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方再回答封閉式問(wèn)題時(shí)面臨的“折戟沉沙”機(jī)會(huì)更大。
封閉式問(wèn)題需要回答是或否，或明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方再回答封閉式問(wèn)題時(shí)面臨的“折戟沉沙”機(jī)會(huì)更大。
三、做一個(gè)積極的傾聽(tīng)者
審核員再審核過(guò)程中應(yīng)該只花10%的時(shí)間來(lái)說(shuō)話(huà)，用90%的時(shí)間去傾聽(tīng)。據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂(yōu)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，所有談話(huà)交流中有近70%都被誤解了。
雖然在這些錯(cuò)誤的溝通中，大部分對(duì)日常交往不會(huì)產(chǎn)生重大的影響，但是審核中的錯(cuò)誤傳達(dá)就會(huì)對(duì)受審核方和審核員雙方的信譽(yù)造成破壞性的影響。簡(jiǎn)而言之，審核員必須做一名積極的傾聽(tīng)者。
四、有效的抽樣挑選
有些審核員會(huì)讓采購(gòu)經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。
我們需要再審核采購(gòu)部門(mén)之前先審核收貨部門(mén)，通過(guò)收貨部門(mén)的記錄發(fā)現(xiàn)一些進(jìn)貨產(chǎn)品問(wèn)題的例子。審核員應(yīng)檢查他們檢查單上的每一個(gè)問(wèn)題，有些審核員會(huì)讓采購(gòu)經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。我們需要再審核采購(gòu)部門(mén)之前先審核收貨部門(mén)，通過(guò)收貨部門(mén)的記錄發(fā)現(xiàn)一些進(jìn)貨產(chǎn)品問(wèn)題的例子。
五、通過(guò)現(xiàn)有的價(jià)值來(lái)識(shí)別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用
優(yōu)秀的審核員能夠講審核發(fā)現(xiàn)和真正的結(jié)果聯(lián)系起來(lái)，能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問(wèn)題，他們能夠引起管理層的注意，且獲得管理層的支持。審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對(duì)組織產(chǎn)生影響，影響程度如何。
六、要與受審核方確認(rèn)你的審核發(fā)現(xiàn)
當(dāng)你認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合時(shí)，審核員應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知審核方。告知審核發(fā)現(xiàn)，可以避免因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致的無(wú)效發(fā)現(xiàn)。有時(shí)我們不理解對(duì)方要表達(dá)的意思，或者對(duì)方不理解我們，也有的時(shí)候我們認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合，但事實(shí)上并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)。
再結(jié)束審核之前或者再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要當(dāng)場(chǎng)與對(duì)方溝通，這樣可以讓受審核方有機(jī)會(huì)糾正，也保護(hù)了你作為審核員的利益。
七、不要舍本逐末
不記錄沒(méi)有用的內(nèi)容，指對(duì)管理體系的績(jī)效沒(méi)有任何實(shí)際影響的審核發(fā)現(xiàn)，包括明顯的筆誤、在沒(méi)有要求或不必要的情況下在空白處標(biāo)記“不適用”，以及明顯可以糾正的行政監(jiān)督疏漏。關(guān)注重要的要求、問(wèn)題和績(jī)效，不專(zhuān)注于或有意去尋找意義不大的小問(wèn)題。
八、在報(bào)告中提供充分的背景信息
審核員必須始終牢記他們?cè)跒檎l(shuí)寫(xiě)不符合報(bào)告。既不是為審核項(xiàng)目經(jīng)理，也不是為其他審核員，而是為了受審核方的管理者或被審核過(guò)程的負(fù)責(zé)人，為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人。
管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候可能不在場(chǎng)，這就意味著審核報(bào)告必須要清晰，并且能夠直接追溯到違反的要求。對(duì)問(wèn)題的描述不能留下疑點(diǎn)，必須指出有什么問(wèn)題以及為什么認(rèn)為是違反了要求。
九、具體指出優(yōu)勢(shì)處
審核員應(yīng)指出受審核方出色的地方，指出值得表?yè)P(yáng)的具體做法。應(yīng)認(rèn)證企業(yè)有管理體系推進(jìn)后成功的收獲，出色的地方的地方可歸納為這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位，或向文件用戶(hù)告知文件變更時(shí)所采用的方法，不要泛泛而談。
一定要具備以下特質(zhì)：
1、標(biāo)準(zhǔn)的熟悉和把控
什么樣的能審核通過(guò)，什么樣的不能審核通過(guò)，審核的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)什么?；陲L(fēng)險(xiǎn)的管理思維，抓住每個(gè)項(xiàng)目的審核風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；
2、細(xì)心和謹(jǐn)慎
審核其實(shí)是一個(gè)不太允許犯錯(cuò)的崗位。你審核沒(méi)有失誤是工作職責(zé)要求，但是只要出現(xiàn)企業(yè)大的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和合規(guī)性的審核失誤，那就是重大問(wèn)題，所以工作中一定是細(xì)心再細(xì)心，謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎。
3、抗壓能力。
既然是人工審核，總會(huì)有紕漏，所以出現(xiàn)失誤的時(shí)候，吸取教訓(xùn)不再犯錯(cuò)就可以，心理壓力不要過(guò)大，否則過(guò)猶不及，越害怕犯錯(cuò)，越犯錯(cuò)。
4、對(duì)工作的熱情。
審核大多都是重復(fù)和枯燥的工作，再有意思和新奇的東西，接觸久了，都會(huì)有倦怠期，怎么克服，就要來(lái)自于對(duì)工作的熱情。審核其實(shí)往深了說(shuō)需要你知道的東西很多，知識(shí)面越廣越好，所以工作中一定要積極學(xué)習(xí)，提高自己的職業(yè)技能。
