審查記錄及記錄違反情況
一、記錄審查的概況：
官方驗(yàn)證人員對HACCP體系驗(yàn)證時必須審查相關(guān)記錄，記錄審查最好在驗(yàn)證即將結(jié)束時進(jìn)行，這可使驗(yàn)證人員在生產(chǎn)加工中能親眼目睹記錄形成的過程。對記錄的審查意味著對HACCP計(jì)劃審核工作的即將完成。
二、強(qiáng)制性記錄：
HACCP體系中的強(qiáng)制記錄包括：關(guān)鍵限值的監(jiān)控記錄、糾偏行動記錄、驗(yàn)證記錄、HACCP計(jì)劃的支持性文件資料等記錄、衛(wèi)生監(jiān)控和糾正記錄。除此之外，還應(yīng)包括驗(yàn)證活動的相關(guān)記錄，如監(jiān)控設(shè)備的校準(zhǔn)、成品果蔬汁及其生產(chǎn)加工過程的中間品的檢測記錄等。
作為官方驗(yàn)證人員，有權(quán)獲得上述記錄，包括復(fù)印這些記錄。
三、審查記錄的選擇：
1、官方驗(yàn)證人員首先必須選擇足夠數(shù)量的監(jiān)控記錄、糾偏活動記錄和驗(yàn)證記錄，對這些記錄按照以下要求作出評價：
⑴ 記錄是否完整、準(zhǔn)確；
⑵ 操作是否符合關(guān)鍵限值；
⑶ 當(dāng)關(guān)鍵限值偏離時，是否采取了糾偏行動；
⑷ 檢測監(jiān)控設(shè)備是否進(jìn)行了校準(zhǔn)并符合HACCP計(jì)劃的要求，是否對成品果蔬汁及其生產(chǎn)加工過程的中間品進(jìn)行了檢測；
⑸ 記錄是否按計(jì)劃要求的時間進(jìn)行審核。
2、官方驗(yàn)證人員選擇某一生產(chǎn)日期的全套記錄包括衛(wèi)生監(jiān)控記錄進(jìn)行審查。通過對特定生產(chǎn)日所有記錄的審查，使驗(yàn)證人員對生加工全過程有一個整體印象，同時也為驗(yàn)證人員提供了判斷記錄是否齊全的依據(jù)。
3、官方驗(yàn)證人員應(yīng)當(dāng)選擇當(dāng)天正在生產(chǎn)加工果蔬汁的記錄進(jìn)行審查，這樣會使驗(yàn)證人員了解記錄形成的全過程。
4、審查記錄的選擇方法：
⑴ 確定所選審查記錄的生產(chǎn)天數(shù)及具體日期，可從最后一次審查開始算起，也可從HACCP計(jì)劃開始執(zhí)行之日算起。濃縮蘋果清汁HACCP計(jì)劃要求的記錄必須至少保存兩年。
⑵ 將所選生產(chǎn)日的天數(shù)開平方根，即得出驗(yàn)證所需審查記錄的生產(chǎn)日天數(shù)，但所選天數(shù)不得少于12天。
⑶ 將所選的天數(shù)分配到生產(chǎn)的各個月。從一個月中選擇的天數(shù)應(yīng)盡量與生產(chǎn)天數(shù)成比例，即生產(chǎn)天數(shù)多的月份多選幾天，生產(chǎn)天數(shù)少的月份少選幾天。
⑷ 在同一個月內(nèi)應(yīng)選取最不良狀況下的生產(chǎn)日期。最不良情況包括：
① 季節(jié)性停工或情況變化后再開工；
② HACCP計(jì)劃修定后；
③ 設(shè)備變更后；
④ 人員變更后；
⑤ 生產(chǎn)高峰期，特別是生產(chǎn)量超過了設(shè)計(jì)能力時；
⑥ 加班和勞動時間過長時；
⑦ 假期或周末時。
例如：
A、對某企業(yè)HACCP體系最后一次審查的時間是8月2日，當(dāng)在次年3月16日又進(jìn)行記錄審查時，請問需要抽取哪些生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查？
經(jīng)計(jì)算從8月2日到次年3月16日共226天，226開平方約為15，即選擇15個生產(chǎn)日記錄進(jìn)行審查；由于10、1月份都有大的節(jié)假日，所以具體選擇是：8、9月份和次年3月份各1天，11、12月份和次年2月份各2天，10月份（1-7日選兩天，8-31日選1天）和次年1月份各3天（1-3日選1天，4-31日選2天）的記錄。
B、對一從10月2日開始實(shí)施HACCP體系的企業(yè)于次年1月12日進(jìn)行記錄審查時，請問需要抽取哪些生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查？
經(jīng)計(jì)算從10月2日到次年1月12日共102天，102開平方約為10，即選擇10個生產(chǎn)日記錄進(jìn)行審查；但規(guī)定要求最少選擇12個生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查，所以在102個生產(chǎn)日中必須選取12個生產(chǎn)日的記錄。由于10、1月份都有大的節(jié)假日，所以具體選擇是：10月份4天（3-7日選兩天，8-31日選兩天），11、12月份各3天，次年1月份2天（1-3日選1天，4-12日選1天）的記錄。
⑸ 在開始審查記錄時，如果遇到重大問題，驗(yàn)證人員應(yīng)從發(fā)現(xiàn)問題的期間大量選取記錄，一直到確定了問題所涉及的范圍及問題得到解決時為止。在審查記錄中要對出現(xiàn)的問題加以分析，從而對問題發(fā)生的偶然性或?qū)龠`法事件做出判斷。
四、監(jiān)控記錄的審查：
1、在對監(jiān)控記錄審查時須確定記錄中是否包含以下的重要內(nèi)容：
⑴ 監(jiān)控是否按照規(guī)定的方式進(jìn)行；
⑵ 關(guān)鍵限值是否符合要求；
⑶ 關(guān)鍵限值發(fā)生偏離時是否采取了糾偏行動；
⑷ 記錄中必須包括對以上內(nèi)容的肯定。
2、在對監(jiān)控記錄審查時還應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容：
⑴ 記錄中是否載明實(shí)際觀察到的結(jié)果，而不僅僅是寫出“OK”、“達(dá)到”或“超過”等總結(jié)性詞語；
⑵ 記錄中是否有監(jiān)控者的簽名；
⑶ 記錄中是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號；
⑷ 記錄中是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址；
⑸ 記錄中是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間；
⑹ 記錄中的復(fù)核時間是否在記錄形成后一周內(nèi)完成。
五、糾偏記錄的審查：
糾偏行動記錄的審查是驗(yàn)證糾偏行動是否有準(zhǔn)確的記錄。在審查糾偏行動記錄時應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容：
1、糾偏行動記錄中是否有采取糾偏的時間；
2、糾偏行動記錄中是否有操作者的簽名
3、糾偏記錄中是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號；
4、糾偏記錄中是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址；
5、糾偏記錄中是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間；
6、糾偏記錄中的復(fù)核時間是否在記錄形成后一周內(nèi)完成。
六、驗(yàn)證記錄的審查：
官方驗(yàn)證人員對驗(yàn)證記錄的審查主要根據(jù)驗(yàn)證活動的頻率進(jìn)行。
1、在對驗(yàn)證記錄審查時須確定記錄中是否包含以下重要的內(nèi)容：
⑴ 檢測設(shè)備的校準(zhǔn)和成品果蔬汁的檢測是否按照HACCP計(jì)劃規(guī)定的方式和頻率進(jìn)行；
⑵ 在對關(guān)鍵限值監(jiān)控時，如果關(guān)鍵限值發(fā)生偏離，驗(yàn)證記錄中是否有采取的糾偏行動；
2、 在對驗(yàn)證記錄審查時還應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容：
⑴ 是否有實(shí)際觀察值；
⑵ 是否有校準(zhǔn)和檢測日期；
⑶ 是否有校準(zhǔn)和檢測者的簽名；
⑷ 是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號；
⑸ 是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址；
⑹ 是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間。
七、虛假記錄：
官方人員對HACCP計(jì)劃驗(yàn)證的一個重要方面就是查找果蔬汁生產(chǎn)加工企業(yè)的記錄有無虛假。虛假記錄的發(fā)現(xiàn)可通過以下途徑：
1、驗(yàn)證人員對果蔬汁生產(chǎn)加工企業(yè)的現(xiàn)場檢查時通過對操作人員操作行為的觀察和與其進(jìn)行交談，可以發(fā)現(xiàn)操作人員的實(shí)際操作與記錄形成是否一致。如計(jì)劃要求濃縮蘋果清汁生產(chǎn)加工中巴氏滅菌的溫度和時間的監(jiān)控頻率為30分鐘一次，但在檢查時發(fā)現(xiàn)剛剛生產(chǎn)開始時操作人員已將全天的溫度和時間填到記錄中，這種記錄與HACCP計(jì)劃要求不相符。
2、驗(yàn)證人員對各種記錄審查時也可發(fā)現(xiàn)虛假記錄，虛假記錄的類型有：
⑴ 監(jiān)控時間間隔有明顯的規(guī)律性；
⑵ 記錄的數(shù)據(jù)過于穩(wěn)定；
⑶ 監(jiān)控記錄異常整潔；
⑷ 一份記錄在不同班次形成時，記錄的筆跡或墨水顏色相同；
⑸ 機(jī)械化或自動記錄條件下記錄沒有儀器留下的特有標(biāo)記痕跡；
⑹ 不可以出現(xiàn)的其它情況。如用修正液涂改后填上有關(guān)記錄等。
3、官方驗(yàn)證人員審查記錄時發(fā)現(xiàn)虛假的最好辦法是查看各種記錄是否相互“銜接”。
4、驗(yàn)證人員如果懷疑某一記錄是偽造時，應(yīng)盡快將其復(fù)印，保留證據(jù)，以防企業(yè)將虛假記錄移除或更換。
5、 在驗(yàn)證過程中如發(fā)現(xiàn)虛假記錄應(yīng)讓生產(chǎn)加工企業(yè)做出解釋。在某些情況下如果懷疑生產(chǎn)加工企業(yè)有隱瞞問題的跡象時應(yīng)與檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的其它人員討論證實(shí)后告訴企業(yè)的管理部門。需要強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)偽造虛假記錄的屬于違法行為。
八、復(fù)印記錄：
官方驗(yàn)證時復(fù)印記錄的目的是：
1、記載記錄中的虛假行為，留存虛假記錄以便將其作為造假的證據(jù)。
2、記錄存在問題時，將發(fā)現(xiàn)有問題的記錄留存以便查找或解決問題。
3、向官方驗(yàn)證機(jī)構(gòu)提供信息資料。
4、方便下次驗(yàn)證檢查。
