GMP是國(guó)內(nèi)所有藥品生產(chǎn)企業(yè)必須遵守的基本準(zhǔn)則。2011年3月1日，新版GMP正式發(fā)布實(shí)施，與1998版GMP相比，內(nèi)容更詳細(xì)、更全面，也更具有操作的指導(dǎo)性。新版GMP文件章節(jié)強(qiáng)調(diào)了良好的文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素，細(xì)化了文件管理原則，明確了文件管理的范圍。
一個(gè)制藥企業(yè)能否良好運(yùn)行，不能僅僅依靠廠房、設(shè)施、設(shè)備等硬件方面的改進(jìn)，還必須重視軟件的管理。軟件管理的基礎(chǔ)，就是建立一個(gè)合理、規(guī)范、完整的文件系統(tǒng)，使藥品生產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。
1、文件管理對(duì)于藥品生產(chǎn)企業(yè)的重要性
藥品生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施GMP,硬件是基礎(chǔ)，軟件是保證，人員是關(guān)鍵。從目前的實(shí)際情況來看，我國(guó)許多藥品生產(chǎn)企業(yè)在硬件建設(shè)方面普遍投入不足，人員素質(zhì)還未能得到全面提高。因此，軟件的完善就顯得尤為重要。從資源應(yīng)用角度考慮，GMP牽涉到的這三個(gè)基本方面，比較容易改進(jìn)的是軟件和人員，而改進(jìn)成本最低、效率最高的則是軟件。由此可知，軟件的完善，尤其是文件系統(tǒng)的完善，是我國(guó)制藥企業(yè)進(jìn)行GMP建設(shè)的首要任務(wù)。
建立一個(gè)完善的文件系統(tǒng)的主要目的：
（1） 提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如新版GMP規(guī)定，物料和成品應(yīng)有經(jīng)過批準(zhǔn)的現(xiàn)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；必要時(shí)，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應(yīng)有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。按照規(guī)定，這些標(biāo)準(zhǔn)的一般內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)物料的描述、取樣檢驗(yàn)方法、定性和定量的限度要求、貯存條件及有效期等內(nèi)容。
（2） 明確管理職責(zé)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立質(zhì)量管理系統(tǒng)，并以完整的文件形式明確規(guī)定不同崗位人員的工作職責(zé)，使生產(chǎn)管理活動(dòng)和質(zhì)量控制活動(dòng)按照書面規(guī)程進(jìn)行。
（3） 規(guī)范生產(chǎn)操作。為達(dá)到規(guī)范生產(chǎn)、保證產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的目的，首先需要使生產(chǎn)人員操作標(biāo)準(zhǔn)化。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)過程中所涉及的一切操作程序用書面文件加以規(guī)定，如廠房清潔消毒規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、儀器校準(zhǔn)規(guī)程等，使每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每位職工的工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，一切言行要以文件為依據(jù)，照章辦事，明確責(zé)任，避免因語言差錯(cuò)而造成行為上的差錯(cuò)。
（4） 跟蹤產(chǎn)品情況。生產(chǎn)全過程應(yīng)當(dāng)有儀器或手工的記錄，并妥善保存，以便于査閱，追溯產(chǎn)品歷史。
這些記錄包括確認(rèn)和驗(yàn)證記錄、批記錄和發(fā)運(yùn)記錄等。新版GMP強(qiáng)化了記錄類文件的管理內(nèi)容，在很大程度上糾正了部分制藥企業(yè)只重規(guī)程而忽視記錄的錯(cuò)誤思維。
2、新舊版本GMP在文件管理方面的比較
1998版GMP在新版GMP頒布實(shí)施前已實(shí)施10年。在這10年中，舊版GMP較好地指導(dǎo)了我國(guó)藥品生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量管理工作，但同時(shí)也暴露了它自身存在的一些問題，主要是其條款內(nèi)容過于原則，缺乏靈活性、指導(dǎo)性和可操作性，且重硬件、輕軟件，缺少偏差管理、變更控制等先進(jìn)理念。而此次修訂的重點(diǎn)之一就是細(xì)化軟件管理，使我國(guó)的藥品GMP更為系統(tǒng)、科學(xué)和全面。
與舊版GMP相比，新版GMP在文件管理方面主要有以下亮點(diǎn)：
（1） 強(qiáng)調(diào)了文件管理的必要性。新版GMP的一大特點(diǎn)，即強(qiáng)調(diào)管理活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)都應(yīng)以文件形式明確規(guī)定，要求一切操作按照書面程序嚴(yán)格進(jìn)行。如第十二條規(guī)定嚴(yán)格按各種書面規(guī)程進(jìn)行生產(chǎn)、檢查、檢驗(yàn)和復(fù)核。“
（2） 明確了文件的范疇。第一百五十八條指出”本規(guī)范所指的文件包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、記錄、報(bào)告等“。以往很多企業(yè)對(duì)于各類文件區(qū)別對(duì)待，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程不按照文件管理方法進(jìn)行管理，記錄、報(bào)告編制隨意，部分類別文件不經(jīng)質(zhì)量管理部門審核等情況。文件范圍的明確有助于企業(yè)規(guī)范管理各類文件。
（3） 細(xì)化了文件管理流程。從文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、復(fù)制，到使用、保管和銷毀，新版GMP進(jìn)
行了較具體的規(guī)范，要求文件內(nèi)容確切、清晰易讀，保管有條理，不得產(chǎn)生差錯(cuò)和混淆。
（4） 強(qiáng)化了記錄類文件的重要性。第一百六十八條規(guī)定”與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)有記錄“，這是保證藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可追溯的重要途徑。新版GMP規(guī)定，每批藥品都應(yīng)有批記錄，包括生產(chǎn)、包裝、檢驗(yàn)和藥品放行審核等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄和文件，并由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)管理。
（5） 增加了電子記錄管理的內(nèi)容。計(jì)算機(jī)程控化系統(tǒng)在藥品生產(chǎn)領(lǐng)域的廣泛使用，使電子數(shù)據(jù)資料的管理成為企業(yè)記錄管理的一個(gè)部分。新版GMP增添了電子記錄的相關(guān)規(guī)范，體現(xiàn)了GMP隨時(shí)代進(jìn)步而發(fā)展的特點(diǎn)。
3、文件管理流程
3.1文件的起草
3.1.1文件的起草人
文件的起草應(yīng)遵循”誰用誰起草“原則，由使用部門負(fù)責(zé)，以保證文件的實(shí)用性、全面性和準(zhǔn)確性。
使用部門的人員從事相關(guān)文件的編寫工作，一方面可以在編寫過程中理解和掌握GMP對(duì)自己工作領(lǐng)域的具體要求；另一方面由于了解文件內(nèi)容，有助于文件的實(shí)施。如設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程由主管設(shè)備的專業(yè)人員來起草，編寫完成后用于規(guī)范設(shè)備管理人員的維護(hù)保養(yǎng)工作，可操作性強(qiáng)。如果編寫人員是非專業(yè)人員，編制出來的文件往往會(huì)與實(shí)際生產(chǎn)脫節(jié)，使用者與文件的磨合過程也會(huì)相對(duì)較長(zhǎng)。
文件編寫應(yīng)采取”自下而上“的方式，先由使用人員起草，然后交主管部門審核、修改。
3.1.2文件的格式和內(nèi)容
文件編制時(shí)要有統(tǒng)一的格式，這樣不但條理清楚，層次分明，而且有利于文件的分類、使用和保管。
文頭、文尾中應(yīng)反映一些基本信息，如企業(yè)名稱、文件名稱、文件編號(hào)、版次、頁碼、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌凇⑵鸩莶块T和批準(zhǔn)部門等。
文件內(nèi)容編排要有可行性，一般正文內(nèi)容包括：
（1） 目的：簡(jiǎn)明扼要地說明制定該文件的目的。
（2） 適用范圍：該文件適用的范圍或應(yīng)用領(lǐng)域，必要時(shí)還應(yīng)說明不適用的范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
（3） 責(zé)任者：執(zhí)行該文件的部門或人員以及對(duì)執(zhí)行該文件負(fù)有監(jiān)督檢查責(zé)任的部門或人員。
（4） 內(nèi)容或程序：這是文件的主體，闡述管理或操作的詳細(xì)內(nèi)容、方法或步驟，并對(duì)可能發(fā)生的意外或特殊情況加以說明。
（5） 引用文件：指本文件引用的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和其他文件，列出文件編號(hào)和名稱即可，以便于參考和查找。
在文件起草的過程中，還應(yīng)保證其內(nèi)容與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊(cè)批準(zhǔn)的相關(guān)要求一致。
3.2文件的審核
文件的審核人一般為文件起草使用部門的負(fù)責(zé)人。審核人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)，尤其是對(duì)文件的合法性、可操作性、規(guī)范性把關(guān)。必要時(shí)，起草后的文件可由文件管理部門組織會(huì)審，會(huì)審人員包括文件使用部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人。如文件經(jīng)審查需要修改，則通知起草人進(jìn)行修改，再進(jìn)行審核。
經(jīng)審核最后確定的文件，由質(zhì)量保證部門統(tǒng)一分類、編碼。
3.3文件的分類和編碼
文件按其屬性可分為”指令性文件“和”記錄“兩類。”指令性文件“是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，闡述”如何去完成某項(xiàng)工作“，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程等‘”記錄“是歷史性文件，闡述”完成了什么工作“，如批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄。企業(yè)應(yīng)建立一”適當(dāng)?shù)奈募诸愊到y(tǒng)。
文件分類后，為便于識(shí)別、查找和使用，應(yīng)對(duì)每一份文件進(jìn)行編碼。編碼應(yīng)遵循系統(tǒng)、準(zhǔn)確、可追溯、一致的原則。編碼是由文件性質(zhì)、文件類別號(hào)、文件序號(hào)、修訂次數(shù)（版本號(hào)）四部分組成，各部分之間可用隔開。以下舉例說明文件編碼的方法：
（1） 文件性質(zhì)：如分別以 STP（StandardTechnologyProcedure）、SMP（StandardManagementProcedure）、SOP（StandardOperatingProcedure）來代表技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)；以RD（Recorddocument）代表記錄。
（2） 文件類別代碼：文件的類別代碼可分別用TP（TechnologicalProcedure，工藝規(guī)程）、MM（MaterialManagement,物料管理）等兩位大寫英文字母表示。
（3） 文件的序號(hào)以3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，表明該文件是該類文件的第幾號(hào)文件。
（4） 文件最后以2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件的修訂次數(shù)，如“00”表示為新制定文件，“01”表示修訂過一次，依此類推。
文件與編碼必須一一對(duì)應(yīng)，一旦某文件終止使：用，此文件編碼即告作廢，不得再次啟用。
3.4 文件的批準(zhǔn)
文件的批準(zhǔn)應(yīng)由審核人的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。文件的批準(zhǔn)人必須與其承擔(dān)的責(zé)任相一致，以保證文件的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。批準(zhǔn)人應(yīng)在批準(zhǔn)文件之時(shí)規(guī)定文件的生效日期。
起草的文件經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)，方可發(fā)放使用。
3.5 文件的復(fù)制和分發(fā)
所有文件均由質(zhì)量保證部門復(fù)制。復(fù)制時(shí)應(yīng)控制文件的印制份數(shù)，其數(shù)量按分發(fā)部門的數(shù)量而定。原版文件由質(zhì)量保證部門歸檔保管。
在分發(fā)新版本文件的同時(shí)應(yīng)收回舊版文件，并建立分發(fā)記錄，對(duì)文件的去向進(jìn)行記錄，以便更新版本時(shí)舊文件的回收。
文件一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)在文件生效之日前分發(fā)至相關(guān)部門或人員。
文件分發(fā)后，各相關(guān)部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，保證有關(guān)人員能正確理解和執(zhí)行文件內(nèi)容。
3.6文件的修訂
新版GMP第一百六十四條規(guī)定文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后，應(yīng)按規(guī)定管理，防止因疏忽造成舊版本文件的誤用。“
文件制定后并不是一成不變，需要在實(shí)踐中不斷完善和修改。文件一旦經(jīng)過修改，必須給定新的編碼，對(duì)相關(guān)文件中出現(xiàn)的該文件編碼同時(shí)進(jìn)行修訂。
3.7文件的撤銷和銷毀
質(zhì)量保證部門將修訂后文件的復(fù)印件分發(fā)給有關(guān)部門后，應(yīng)同時(shí)收回原版文件并銷毀。文件收回時(shí)，回收人做相應(yīng)的回收記錄。
銷毀文件必須做文件銷毀記錄。已撤銷的文件和過時(shí)的文件，除一份留檔保存外，原文件不得再在現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。對(duì)保存的舊版文件應(yīng)作明顯標(biāo)識(shí)，與現(xiàn)行文件隔離保存。
3.8記錄的管理
記錄是文件系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，能詳細(xì)反映藥品生產(chǎn)狀況、員工工作情況、設(shè)備運(yùn)行狀況?？捎糜趯?duì)藥品生產(chǎn)過程的回顧與追蹤，能夠體現(xiàn)企業(yè)執(zhí)行GMP的實(shí)際情況。
新版GMP要求，與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)
有記錄，如：確認(rèn)和驗(yàn)證、生產(chǎn)、包裝、變更控制、偏差處理、培訓(xùn)等。所有記錄至少應(yīng)保存至藥品有效期后一年，確認(rèn)和驗(yàn)證、穩(wěn)定性考察的記錄和報(bào)告等長(zhǎng)期保存，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可以追溯。
同時(shí)，新版GMP要求記錄真實(shí)、清晰、詳盡、清潔，不得撕毀和任意涂改。記錄的保管和銷毀應(yīng)遵循文件管理規(guī)程，不得隨意處理。
4、結(jié)語
GMP文件系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)細(xì)致、繁重、長(zhǎng)期的工程，完善的文件管理系統(tǒng)能體現(xiàn)藥品生產(chǎn)企業(yè)的管理水平，使企業(yè)規(guī)范管理、規(guī)范生產(chǎn)，從而使藥品的生產(chǎn)真正符合GMP要求。因此，企業(yè)在改進(jìn)硬件條件的同時(shí)，應(yīng)不斷提高文件管理水平，以達(dá)到新的標(biāo)準(zhǔn)。
一個(gè)制藥企業(yè)能否良好運(yùn)行，不能僅僅依靠廠房、設(shè)施、設(shè)備等硬件方面的改進(jìn)，還必須重視軟件的管理。軟件管理的基礎(chǔ)，就是建立一個(gè)合理、規(guī)范、完整的文件系統(tǒng)，使藥品生產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。
1、文件管理對(duì)于藥品生產(chǎn)企業(yè)的重要性
藥品生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施GMP,硬件是基礎(chǔ)，軟件是保證，人員是關(guān)鍵。從目前的實(shí)際情況來看，我國(guó)許多藥品生產(chǎn)企業(yè)在硬件建設(shè)方面普遍投入不足，人員素質(zhì)還未能得到全面提高。因此，軟件的完善就顯得尤為重要。從資源應(yīng)用角度考慮，GMP牽涉到的這三個(gè)基本方面，比較容易改進(jìn)的是軟件和人員，而改進(jìn)成本最低、效率最高的則是軟件。由此可知，軟件的完善，尤其是文件系統(tǒng)的完善，是我國(guó)制藥企業(yè)進(jìn)行GMP建設(shè)的首要任務(wù)。
建立一個(gè)完善的文件系統(tǒng)的主要目的：
（1） 提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如新版GMP規(guī)定，物料和成品應(yīng)有經(jīng)過批準(zhǔn)的現(xiàn)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；必要時(shí)，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應(yīng)有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。按照規(guī)定，這些標(biāo)準(zhǔn)的一般內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)物料的描述、取樣檢驗(yàn)方法、定性和定量的限度要求、貯存條件及有效期等內(nèi)容。
（2） 明確管理職責(zé)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立質(zhì)量管理系統(tǒng)，并以完整的文件形式明確規(guī)定不同崗位人員的工作職責(zé)，使生產(chǎn)管理活動(dòng)和質(zhì)量控制活動(dòng)按照書面規(guī)程進(jìn)行。
（3） 規(guī)范生產(chǎn)操作。為達(dá)到規(guī)范生產(chǎn)、保證產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的目的，首先需要使生產(chǎn)人員操作標(biāo)準(zhǔn)化。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)過程中所涉及的一切操作程序用書面文件加以規(guī)定，如廠房清潔消毒規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、儀器校準(zhǔn)規(guī)程等，使每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每位職工的工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，一切言行要以文件為依據(jù)，照章辦事，明確責(zé)任，避免因語言差錯(cuò)而造成行為上的差錯(cuò)。
（4） 跟蹤產(chǎn)品情況。生產(chǎn)全過程應(yīng)當(dāng)有儀器或手工的記錄，并妥善保存，以便于査閱，追溯產(chǎn)品歷史。
這些記錄包括確認(rèn)和驗(yàn)證記錄、批記錄和發(fā)運(yùn)記錄等。新版GMP強(qiáng)化了記錄類文件的管理內(nèi)容，在很大程度上糾正了部分制藥企業(yè)只重規(guī)程而忽視記錄的錯(cuò)誤思維。
2、新舊版本GMP在文件管理方面的比較
1998版GMP在新版GMP頒布實(shí)施前已實(shí)施10年。在這10年中，舊版GMP較好地指導(dǎo)了我國(guó)藥品生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量管理工作，但同時(shí)也暴露了它自身存在的一些問題，主要是其條款內(nèi)容過于原則，缺乏靈活性、指導(dǎo)性和可操作性，且重硬件、輕軟件，缺少偏差管理、變更控制等先進(jìn)理念。而此次修訂的重點(diǎn)之一就是細(xì)化軟件管理，使我國(guó)的藥品GMP更為系統(tǒng)、科學(xué)和全面。
與舊版GMP相比，新版GMP在文件管理方面主要有以下亮點(diǎn)：
（1） 強(qiáng)調(diào)了文件管理的必要性。新版GMP的一大特點(diǎn)，即強(qiáng)調(diào)管理活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)都應(yīng)以文件形式明確規(guī)定，要求一切操作按照書面程序嚴(yán)格進(jìn)行。如第十二條規(guī)定嚴(yán)格按各種書面規(guī)程進(jìn)行生產(chǎn)、檢查、檢驗(yàn)和復(fù)核。“
（2） 明確了文件的范疇。第一百五十八條指出”本規(guī)范所指的文件包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、記錄、報(bào)告等“。以往很多企業(yè)對(duì)于各類文件區(qū)別對(duì)待，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程不按照文件管理方法進(jìn)行管理，記錄、報(bào)告編制隨意，部分類別文件不經(jīng)質(zhì)量管理部門審核等情況。文件范圍的明確有助于企業(yè)規(guī)范管理各類文件。
（3） 細(xì)化了文件管理流程。從文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、復(fù)制，到使用、保管和銷毀，新版GMP進(jìn)
行了較具體的規(guī)范，要求文件內(nèi)容確切、清晰易讀，保管有條理，不得產(chǎn)生差錯(cuò)和混淆。
（4） 強(qiáng)化了記錄類文件的重要性。第一百六十八條規(guī)定”與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)有記錄“，這是保證藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可追溯的重要途徑。新版GMP規(guī)定，每批藥品都應(yīng)有批記錄，包括生產(chǎn)、包裝、檢驗(yàn)和藥品放行審核等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄和文件，并由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)管理。
（5） 增加了電子記錄管理的內(nèi)容。計(jì)算機(jī)程控化系統(tǒng)在藥品生產(chǎn)領(lǐng)域的廣泛使用，使電子數(shù)據(jù)資料的管理成為企業(yè)記錄管理的一個(gè)部分。新版GMP增添了電子記錄的相關(guān)規(guī)范，體現(xiàn)了GMP隨時(shí)代進(jìn)步而發(fā)展的特點(diǎn)。
3、文件管理流程
3.1文件的起草
3.1.1文件的起草人
文件的起草應(yīng)遵循”誰用誰起草“原則，由使用部門負(fù)責(zé)，以保證文件的實(shí)用性、全面性和準(zhǔn)確性。
使用部門的人員從事相關(guān)文件的編寫工作，一方面可以在編寫過程中理解和掌握GMP對(duì)自己工作領(lǐng)域的具體要求；另一方面由于了解文件內(nèi)容，有助于文件的實(shí)施。如設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程由主管設(shè)備的專業(yè)人員來起草，編寫完成后用于規(guī)范設(shè)備管理人員的維護(hù)保養(yǎng)工作，可操作性強(qiáng)。如果編寫人員是非專業(yè)人員，編制出來的文件往往會(huì)與實(shí)際生產(chǎn)脫節(jié)，使用者與文件的磨合過程也會(huì)相對(duì)較長(zhǎng)。
文件編寫應(yīng)采取”自下而上“的方式，先由使用人員起草，然后交主管部門審核、修改。
3.1.2文件的格式和內(nèi)容
文件編制時(shí)要有統(tǒng)一的格式，這樣不但條理清楚，層次分明，而且有利于文件的分類、使用和保管。
文頭、文尾中應(yīng)反映一些基本信息，如企業(yè)名稱、文件名稱、文件編號(hào)、版次、頁碼、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌凇⑵鸩莶块T和批準(zhǔn)部門等。
文件內(nèi)容編排要有可行性，一般正文內(nèi)容包括：
（1） 目的：簡(jiǎn)明扼要地說明制定該文件的目的。
（2） 適用范圍：該文件適用的范圍或應(yīng)用領(lǐng)域，必要時(shí)還應(yīng)說明不適用的范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
（3） 責(zé)任者：執(zhí)行該文件的部門或人員以及對(duì)執(zhí)行該文件負(fù)有監(jiān)督檢查責(zé)任的部門或人員。
（4） 內(nèi)容或程序：這是文件的主體，闡述管理或操作的詳細(xì)內(nèi)容、方法或步驟，并對(duì)可能發(fā)生的意外或特殊情況加以說明。
（5） 引用文件：指本文件引用的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和其他文件，列出文件編號(hào)和名稱即可，以便于參考和查找。
在文件起草的過程中，還應(yīng)保證其內(nèi)容與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊(cè)批準(zhǔn)的相關(guān)要求一致。
3.2文件的審核
文件的審核人一般為文件起草使用部門的負(fù)責(zé)人。審核人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)，尤其是對(duì)文件的合法性、可操作性、規(guī)范性把關(guān)。必要時(shí)，起草后的文件可由文件管理部門組織會(huì)審，會(huì)審人員包括文件使用部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人。如文件經(jīng)審查需要修改，則通知起草人進(jìn)行修改，再進(jìn)行審核。
經(jīng)審核最后確定的文件，由質(zhì)量保證部門統(tǒng)一分類、編碼。
3.3文件的分類和編碼
文件按其屬性可分為”指令性文件“和”記錄“兩類。”指令性文件“是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，闡述”如何去完成某項(xiàng)工作“，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、操作規(guī)程等‘”記錄“是歷史性文件，闡述”完成了什么工作“，如批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄。企業(yè)應(yīng)建立一”適當(dāng)?shù)奈募诸愊到y(tǒng)。
文件分類后，為便于識(shí)別、查找和使用，應(yīng)對(duì)每一份文件進(jìn)行編碼。編碼應(yīng)遵循系統(tǒng)、準(zhǔn)確、可追溯、一致的原則。編碼是由文件性質(zhì)、文件類別號(hào)、文件序號(hào)、修訂次數(shù)（版本號(hào)）四部分組成，各部分之間可用隔開。以下舉例說明文件編碼的方法：
（1） 文件性質(zhì)：如分別以 STP（StandardTechnologyProcedure）、SMP（StandardManagementProcedure）、SOP（StandardOperatingProcedure）來代表技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)；以RD（Recorddocument）代表記錄。
（2） 文件類別代碼：文件的類別代碼可分別用TP（TechnologicalProcedure，工藝規(guī)程）、MM（MaterialManagement,物料管理）等兩位大寫英文字母表示。
（3） 文件的序號(hào)以3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，表明該文件是該類文件的第幾號(hào)文件。
（4） 文件最后以2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件的修訂次數(shù)，如“00”表示為新制定文件，“01”表示修訂過一次，依此類推。
文件與編碼必須一一對(duì)應(yīng)，一旦某文件終止使：用，此文件編碼即告作廢，不得再次啟用。
3.4 文件的批準(zhǔn)
文件的批準(zhǔn)應(yīng)由審核人的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。文件的批準(zhǔn)人必須與其承擔(dān)的責(zé)任相一致，以保證文件的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。批準(zhǔn)人應(yīng)在批準(zhǔn)文件之時(shí)規(guī)定文件的生效日期。
起草的文件經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)，方可發(fā)放使用。
3.5 文件的復(fù)制和分發(fā)
所有文件均由質(zhì)量保證部門復(fù)制。復(fù)制時(shí)應(yīng)控制文件的印制份數(shù)，其數(shù)量按分發(fā)部門的數(shù)量而定。原版文件由質(zhì)量保證部門歸檔保管。
在分發(fā)新版本文件的同時(shí)應(yīng)收回舊版文件，并建立分發(fā)記錄，對(duì)文件的去向進(jìn)行記錄，以便更新版本時(shí)舊文件的回收。
文件一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)在文件生效之日前分發(fā)至相關(guān)部門或人員。
文件分發(fā)后，各相關(guān)部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，保證有關(guān)人員能正確理解和執(zhí)行文件內(nèi)容。
3.6文件的修訂
新版GMP第一百六十四條規(guī)定文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后，應(yīng)按規(guī)定管理，防止因疏忽造成舊版本文件的誤用。“
文件制定后并不是一成不變，需要在實(shí)踐中不斷完善和修改。文件一旦經(jīng)過修改，必須給定新的編碼，對(duì)相關(guān)文件中出現(xiàn)的該文件編碼同時(shí)進(jìn)行修訂。
3.7文件的撤銷和銷毀
質(zhì)量保證部門將修訂后文件的復(fù)印件分發(fā)給有關(guān)部門后，應(yīng)同時(shí)收回原版文件并銷毀。文件收回時(shí)，回收人做相應(yīng)的回收記錄。
銷毀文件必須做文件銷毀記錄。已撤銷的文件和過時(shí)的文件，除一份留檔保存外，原文件不得再在現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。對(duì)保存的舊版文件應(yīng)作明顯標(biāo)識(shí)，與現(xiàn)行文件隔離保存。
3.8記錄的管理
記錄是文件系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，能詳細(xì)反映藥品生產(chǎn)狀況、員工工作情況、設(shè)備運(yùn)行狀況?？捎糜趯?duì)藥品生產(chǎn)過程的回顧與追蹤，能夠體現(xiàn)企業(yè)執(zhí)行GMP的實(shí)際情況。
新版GMP要求，與本規(guī)范有關(guān)的每項(xiàng)活動(dòng)均應(yīng)
有記錄，如：確認(rèn)和驗(yàn)證、生產(chǎn)、包裝、變更控制、偏差處理、培訓(xùn)等。所有記錄至少應(yīng)保存至藥品有效期后一年，確認(rèn)和驗(yàn)證、穩(wěn)定性考察的記錄和報(bào)告等長(zhǎng)期保存，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動(dòng)可以追溯。
同時(shí)，新版GMP要求記錄真實(shí)、清晰、詳盡、清潔，不得撕毀和任意涂改。記錄的保管和銷毀應(yīng)遵循文件管理規(guī)程，不得隨意處理。
4、結(jié)語
GMP文件系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)細(xì)致、繁重、長(zhǎng)期的工程，完善的文件管理系統(tǒng)能體現(xiàn)藥品生產(chǎn)企業(yè)的管理水平，使企業(yè)規(guī)范管理、規(guī)范生產(chǎn)，從而使藥品的生產(chǎn)真正符合GMP要求。因此，企業(yè)在改進(jìn)硬件條件的同時(shí)，應(yīng)不斷提高文件管理水平，以達(dá)到新的標(biāo)準(zhǔn)。
