（一）使用裝訂完整的實驗記錄本和受控的紙張、表格，不得將數(shù)據記錄于私人筆記本、散頁紙張或非受控的紙張、表格。
（二）原始數(shù)據記錄應及時而準確，所有的原始數(shù)據都應及時而清晰地記錄下來。數(shù)據記錄用筆通常為黑色或藍黑色墨水筆，不允許使用鉛筆等字跡可被抹擦掉的筆、或隨著時間的推移字跡會褪色的墨水筆或圓珠筆等。不得移動粘貼于筆記本上的數(shù)據。
（三）簽名和日期：記錄有檢驗數(shù)據或相關信息的所有頁次都必須有當事人的簽名和記錄日期。如果同一頁上的數(shù)據由多人記錄，每位記錄者均須署名并標明日期。所有的原始數(shù)據均須經第二者復核并簽名認可。
（四）數(shù)字記錄：所有的記錄數(shù)字應明晰并且附有相應的計量單位。在相應的檢驗規(guī)程中要闡明數(shù)字的處理方法，如科學記數(shù)法、關鍵數(shù)字的處理以及菌落計數(shù)的報告方法等。
（五）多處引用的數(shù)據資料：在試驗室，同一標準曲線往往會用于多個實驗項目。務必清晰地注明數(shù)據的具體來源和確切存放位置，復印的數(shù)據資料要得到當事人的簽名確認。
（六）供試品制備：記錄樣品名稱、批號以及在其容器外標明的其他相關信息均應作為原始數(shù)據記錄下來。所有的樣品重量都應作為原始數(shù)據記錄下來。實驗室要制訂用于定性測試的樣品的重量允許波動范圍，一般情況下，用于定性的樣品重量不超過其規(guī)定重量的±5%是可接受的。用于定量分析的樣品必須用分析天平稱量，并將完整的實際稱量值記錄下來。原始記錄中應清晰地記下供試品的稀釋度，包括溶劑體積和溶液的移取體積。
（七）標準品制備記錄：在原始記錄中應注明標準品的名稱、來源、批號、有效期、純度和儲存條件、前處理條件。如配制好的標準液被儲備，應記下相應的儲存條件和有效期。
（八）試驗用菌種所有用于微生物試驗的菌株都應清楚地標明菌種名稱、代號（如CMCC ATCC等）批號、有效期和傳代次數(shù)。用子接種的菌懸液必須標明制備日期和有效期。具有可追溯性。定期將庫存菌種與菌種保藏記錄（菌種臺賬）進行核對。
（九）試劑和緩沖液清楚地記錄試劑、緩沖溶液的配制信息，包括試劑/緩沖溶液的配制批號、各組分的化學名稱、供應商、批號、純度、效期和用量，以及試劑和緩沖液滅菌參數(shù)、包裝方式、儲藏條件和有效期等。
（十）培養(yǎng)基清晰地記錄培養(yǎng)基的配制批號、用于試驗中的培養(yǎng)基名稱、供應商名稱、有效期和批號。實驗室培養(yǎng)基的配制記錄包括干物質的稱量重量、體積和溶劑的類型、滅菌工藝參數(shù)、質量檢查記錄（無菌試驗和靈敏度試驗）。當培養(yǎng)基用于試驗時，在試驗結果評價前應完成并通過該批培養(yǎng)基的無菌檢查試驗和靈敏度試驗。
（十一）日期和時間：原始數(shù)據資料均按年歷順序記錄時間和日期。日期務必與所做的工作相一致。要清楚地解釋同一記錄上的多個日期。
任何可編程的數(shù)據采集系統(tǒng)應能準確反映實際日期和時間。實驗室分析人員不能添加或更改一份已經簽有名字和日期的記錄，除非在添加便改處重新簽名和簽日期，并且對相應的添加或更正給予明確解釋。如果某頁記錄已被審核，那么審核人員需在該頁再次簽名和日期。在相應的檢驗規(guī)程中應明確記錄時所采用的時間單位，根據實際情況以分鐘、小時或天來記錄培養(yǎng)時間。
例如，如果培養(yǎng)時間短于48小時宜以小時記錄，超過48小時的培養(yǎng)時間宜以天記錄。有時，培養(yǎng)時間會在一小時之內，則以分鐘為單位較合適，如用凝膠法進行細菌內毒素檢查，就要將起始培養(yǎng)時間和終了培養(yǎng)時間具體到幾時幾分。同理，任何培養(yǎng)時間均需指明培養(yǎng)的起始時間和終了時間。
（十二）溫度：實驗室要規(guī)定統(tǒng)一的溫度計錄單位，如所有的培養(yǎng)溫度均以攝氏度為單位。根據相應溫度控制設備的管理要求按時記錄溫度。此外，還要定期對溫度記錄進行審核和趨勢分析等。
（十三）刪除和添加：處理刪除和添加可能始終是最難遵從GMP要求的項目之一。在實驗室，每個含有刪除或添加的記錄看上去總好像未經過正確處理或解釋。原始數(shù)據中的錯誤須用單線劃除，更正人要在更正記錄處簽上名字和日期并解釋原因。任何影響到實驗結果的變更記錄都應當由另一人復核，復核人員最好是主管或組長。
更改原始文件的理由解釋必須明晰而具體。有些更改理由是可接受的，有些卻是不可接受的。例如，以下列出的解釋認為是可接受的：計算錯誤、書寫錯誤、插人后使資料更明晰、日期錯誤、儀器故障、試驗瓶被打碎、樣品噴濺出來、操作失誤、插入錯誤和為使記錄更清楚面重寫等理由。
一個企業(yè)或實驗室可將每一項已獲準認可的解釋原因用縮略語表示，并允許用這些符號來指明同一類型的更正/添寫，以助于及時更正記錄并盡量保持頁面整潔；不可接受的解釋包括:偏差、插人、涂抹并覆寫、過高/過低結果、復檢、不合格數(shù)據、樣品或標準品制備有誤等。任何解釋務必清楚面全面。
試驗人員務必保證所有的記錄都已被記錄好，并且沒有仍需添加的數(shù)據資料；所有的空白/空間都要用“無”或“此處空白”或“NIA'’表示，并簽上名字和日期。未用的行或頁均用單線劃除，簽上名字和口期并解釋，如：解釋為空白頁，文件記錄的最后一個空白空間/頁都應做這樣的標志：“最后一頁”。
（二）原始數(shù)據記錄應及時而準確，所有的原始數(shù)據都應及時而清晰地記錄下來。數(shù)據記錄用筆通常為黑色或藍黑色墨水筆，不允許使用鉛筆等字跡可被抹擦掉的筆、或隨著時間的推移字跡會褪色的墨水筆或圓珠筆等。不得移動粘貼于筆記本上的數(shù)據。
（三）簽名和日期：記錄有檢驗數(shù)據或相關信息的所有頁次都必須有當事人的簽名和記錄日期。如果同一頁上的數(shù)據由多人記錄，每位記錄者均須署名并標明日期。所有的原始數(shù)據均須經第二者復核并簽名認可。
（四）數(shù)字記錄：所有的記錄數(shù)字應明晰并且附有相應的計量單位。在相應的檢驗規(guī)程中要闡明數(shù)字的處理方法，如科學記數(shù)法、關鍵數(shù)字的處理以及菌落計數(shù)的報告方法等。
（五）多處引用的數(shù)據資料：在試驗室，同一標準曲線往往會用于多個實驗項目。務必清晰地注明數(shù)據的具體來源和確切存放位置，復印的數(shù)據資料要得到當事人的簽名確認。
（六）供試品制備：記錄樣品名稱、批號以及在其容器外標明的其他相關信息均應作為原始數(shù)據記錄下來。所有的樣品重量都應作為原始數(shù)據記錄下來。實驗室要制訂用于定性測試的樣品的重量允許波動范圍，一般情況下，用于定性的樣品重量不超過其規(guī)定重量的±5%是可接受的。用于定量分析的樣品必須用分析天平稱量，并將完整的實際稱量值記錄下來。原始記錄中應清晰地記下供試品的稀釋度，包括溶劑體積和溶液的移取體積。
（七）標準品制備記錄：在原始記錄中應注明標準品的名稱、來源、批號、有效期、純度和儲存條件、前處理條件。如配制好的標準液被儲備，應記下相應的儲存條件和有效期。
（八）試驗用菌種所有用于微生物試驗的菌株都應清楚地標明菌種名稱、代號（如CMCC ATCC等）批號、有效期和傳代次數(shù)。用子接種的菌懸液必須標明制備日期和有效期。具有可追溯性。定期將庫存菌種與菌種保藏記錄（菌種臺賬）進行核對。
（九）試劑和緩沖液清楚地記錄試劑、緩沖溶液的配制信息，包括試劑/緩沖溶液的配制批號、各組分的化學名稱、供應商、批號、純度、效期和用量，以及試劑和緩沖液滅菌參數(shù)、包裝方式、儲藏條件和有效期等。
（十）培養(yǎng)基清晰地記錄培養(yǎng)基的配制批號、用于試驗中的培養(yǎng)基名稱、供應商名稱、有效期和批號。實驗室培養(yǎng)基的配制記錄包括干物質的稱量重量、體積和溶劑的類型、滅菌工藝參數(shù)、質量檢查記錄（無菌試驗和靈敏度試驗）。當培養(yǎng)基用于試驗時，在試驗結果評價前應完成并通過該批培養(yǎng)基的無菌檢查試驗和靈敏度試驗。
（十一）日期和時間：原始數(shù)據資料均按年歷順序記錄時間和日期。日期務必與所做的工作相一致。要清楚地解釋同一記錄上的多個日期。
任何可編程的數(shù)據采集系統(tǒng)應能準確反映實際日期和時間。實驗室分析人員不能添加或更改一份已經簽有名字和日期的記錄，除非在添加便改處重新簽名和簽日期，并且對相應的添加或更正給予明確解釋。如果某頁記錄已被審核，那么審核人員需在該頁再次簽名和日期。在相應的檢驗規(guī)程中應明確記錄時所采用的時間單位，根據實際情況以分鐘、小時或天來記錄培養(yǎng)時間。
例如，如果培養(yǎng)時間短于48小時宜以小時記錄，超過48小時的培養(yǎng)時間宜以天記錄。有時，培養(yǎng)時間會在一小時之內，則以分鐘為單位較合適，如用凝膠法進行細菌內毒素檢查，就要將起始培養(yǎng)時間和終了培養(yǎng)時間具體到幾時幾分。同理，任何培養(yǎng)時間均需指明培養(yǎng)的起始時間和終了時間。
（十二）溫度：實驗室要規(guī)定統(tǒng)一的溫度計錄單位，如所有的培養(yǎng)溫度均以攝氏度為單位。根據相應溫度控制設備的管理要求按時記錄溫度。此外，還要定期對溫度記錄進行審核和趨勢分析等。
（十三）刪除和添加：處理刪除和添加可能始終是最難遵從GMP要求的項目之一。在實驗室，每個含有刪除或添加的記錄看上去總好像未經過正確處理或解釋。原始數(shù)據中的錯誤須用單線劃除，更正人要在更正記錄處簽上名字和日期并解釋原因。任何影響到實驗結果的變更記錄都應當由另一人復核，復核人員最好是主管或組長。
更改原始文件的理由解釋必須明晰而具體。有些更改理由是可接受的，有些卻是不可接受的。例如，以下列出的解釋認為是可接受的：計算錯誤、書寫錯誤、插人后使資料更明晰、日期錯誤、儀器故障、試驗瓶被打碎、樣品噴濺出來、操作失誤、插入錯誤和為使記錄更清楚面重寫等理由。
一個企業(yè)或實驗室可將每一項已獲準認可的解釋原因用縮略語表示，并允許用這些符號來指明同一類型的更正/添寫，以助于及時更正記錄并盡量保持頁面整潔；不可接受的解釋包括:偏差、插人、涂抹并覆寫、過高/過低結果、復檢、不合格數(shù)據、樣品或標準品制備有誤等。任何解釋務必清楚面全面。
試驗人員務必保證所有的記錄都已被記錄好，并且沒有仍需添加的數(shù)據資料；所有的空白/空間都要用“無”或“此處空白”或“NIA'’表示，并簽上名字和日期。未用的行或頁均用單線劃除，簽上名字和口期并解釋，如：解釋為空白頁，文件記錄的最后一個空白空間/頁都應做這樣的標志：“最后一頁”。
