如何理解建立、實(shí)施和保持管理體系？

RB/T 214-2017 在4.5.1 總則部分規(guī)定“檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立、實(shí)施和保持與其活動(dòng)范圍相適應(yīng)的管理體系，應(yīng)將其政策、制度、計(jì)劃、程序和指導(dǎo)書制定成文件，管理體系文件應(yīng)傳達(dá)至有關(guān)人員，并被其獲取、理解和執(zhí)行”。這是對(duì)管理體系的總要求。

建立，從無(wú)到有的過(guò)程。所建立的管理體系文件應(yīng)與實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)范圍相適應(yīng)，為了保持管理運(yùn)行的一致性、穩(wěn)定性，所有的政策、制度、計(jì)劃、程序和指導(dǎo)書都應(yīng)制定成文件，實(shí)現(xiàn)文件化管理。在建立時(shí)就要把它建好，與實(shí)驗(yàn)室實(shí)際運(yùn)行相適應(yīng)。

實(shí)施，用實(shí)際行動(dòng)去開展和落實(shí)。就是前面所講的要按管理體系要求工作，管理體系實(shí)施好的機(jī)構(gòu)，干什么工作都要查閱管理體系文件，看管理體系是怎么規(guī)定的，怎么規(guī)定的就怎么做，這樣才能對(duì)工作進(jìn)行有效規(guī)范和控制。干任何工作都要有依據(jù)，不能憑感覺(jué)，離開管理體系文件是無(wú)法工作的。

保持，維持運(yùn)行狀態(tài)使其不消失或減弱。任何制度規(guī)定在執(zhí)行中都會(huì)產(chǎn)生自然的衰減，保持管理體系運(yùn)行狀態(tài)，需要管理層持續(xù)的關(guān)注，需要投入更多的資源，不是建立了就萬(wàn)事大吉了，就會(huì)自動(dòng)運(yùn)行，需要持續(xù)地解決問(wèn)題，實(shí)施改進(jìn)，才會(huì)得到保持。不能建起來(lái)就放在一邊，處于一種自然狀態(tài)，是很難保持的。

實(shí)驗(yàn)室不只是建立管理體系，還應(yīng)實(shí)施管理體系，不只是實(shí)施還應(yīng)保持運(yùn)行狀態(tài)，建立、實(shí)施和保持是管理體系運(yùn)行的三個(gè)連貫動(dòng)作。

管理體系運(yùn)行中有三種情況需要注意：

一是很多機(jī)構(gòu)感覺(jué)管理體系用不上，管理體系與實(shí)際運(yùn)行是“兩張皮”，體系是體系，運(yùn)行是運(yùn)行。什么原因？其中之一就是在建立管理體系文件時(shí)，語(yǔ)境出了問(wèn)題，使用的是一種解釋性、說(shuō)明性語(yǔ)境，不是規(guī)范性、控制性語(yǔ)境?？雌饋?lái)很好，用起來(lái)不知從何下手。標(biāo)準(zhǔn)文本在用語(yǔ)上要求建立程序、形成文件，是可以的，但實(shí)驗(yàn)室應(yīng)從如何落實(shí)的角度去考慮，不要以為文件化了，就滿足了要求。文件化只是第一步，只是建立了管理體系，后面還有實(shí)施和保持，所以，在建立管理體系文件時(shí)，應(yīng)基于如何規(guī)范和如何控制的角度去建立，這樣編寫的管理體系文件顯然就會(huì)不同。

二是我們不能覺(jué)得有了管理體系文件，就會(huì)自然得到實(shí)施，忽視管理層該做的管理和控制工作。形成文件了就像有了交通規(guī)則，車還得你去開，開車時(shí)你要遵守交通規(guī)則，不遵守就會(huì)受到處罰，這是強(qiáng)制性的。管理體系文件有了，還需要采取強(qiáng)有力的管理手段，一直到使大家能夠自覺(jué)按管理體系工作為止。管理體系文件是編寫出來(lái)的，但管理體系運(yùn)行必然是摔打出來(lái)的。

三是學(xué)習(xí)理解時(shí)還有一種情況，許多員工覺(jué)得管理體系內(nèi)容很多，難以理解和掌握。實(shí)際上，管理體系適用于所有人員，但每個(gè)人員并不運(yùn)行所有要素。每個(gè)人只需要了解全局的、熟悉相關(guān)的，掌握自己的，掌握自己的是關(guān)鍵。每個(gè)人只需運(yùn)行與自己有關(guān)的要素即可。這樣就簡(jiǎn)單多了。