實驗室樣品的代表性、有效性和完整性直接影響檢驗結(jié)果的準確性,對樣品的管理要保證樣品在整個檢測過程中質(zhì)量不變和保管期間不損壞、不丟失、不混淆、不變質(zhì)。從如下9個方面我們來分析實驗室的樣品管理。
1、樣品的采集
樣品應(yīng)具有代表性。以樣品的結(jié)果說明總體的情況，對總體作出結(jié)論。采樣遵循如下原則：
a） 代表性 ：
采樣時應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況．保證樣品對總體有充分的代表性。
b）可獲性：
某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。
c）公證性：
采樣必須保證公正，由具有資格的人員(接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員)進行。必要時在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封，并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表，雙方簽字確認。
2、樣品的接收
a）填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣 品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗委托書，一般委托書一式二份，一份留檢驗機構(gòu)存檔，一份交委托方作為領(lǐng)取報告憑證 。
b）審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗委托書填寫是否規(guī)范，是否有空項，手續(xù)是否齊備，資料是否完整，標準引用是否正確、適宜。
c） 核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好，如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗、復(fù)驗、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗樣品應(yīng)有文字說明。
d）正式受理
樣品接收人員在“ 樣品檢驗委托書”上簽字并承諾出具報告日期。
3、樣品的編號
為保證檢驗樣品溯源，原則上一份樣品給予一個唯一性編號（CNAS的要求是避免混淆，并不是要唯一性編號，當(dāng)然唯一性編號肯定也滿足要求）。對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他的適合實驗室的編號）。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負責(zé)統(tǒng)一編制，或者有LIMS的實驗室可以由系統(tǒng)生成。
4、樣品的識別
樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(tài)(未檢、在檢、檢畢、留樣 )標識。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標識。對于多個包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責(zé)將樣品的識別標簽逐一貼在樣品上
5、樣品的流轉(zhuǎn)
樣品受理后，由承辦人根據(jù)客戶“樣品檢驗委托書中的要求，向檢測部門 (人員)下達“樣品檢驗交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應(yīng)核查樣 品狀況并在“樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品作試驗時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護．避免受到非檢測性損壞或丟失。
6、分包樣品的管理
對外提供給分包實驗室的樣品，在交付前應(yīng)檢查樣品完好性，交付分包實驗室的樣品應(yīng)有對方接收憑證。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標記和保管。
7、樣品的貯存 、保管
樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品窒并配備合適的設(shè)施。樣品室由樣品管理員專人負責(zé)，限制出入。樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全，無腐蝕，清潔干燥且通風(fēng)良好 ，有溫濕度監(jiān)控。對要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品，應(yīng)嚴格控制環(huán)境條件 ，環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄。留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行，以備復(fù)檢、仲裁用。腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應(yīng)隔離存放，做出明顯標記。樣品管理員要對留樣樣品認真進行驗收登記，不同性質(zhì)的樣品分類保存。
8、樣品的處理
報告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式 ：
(1) 客戶要求領(lǐng)回的樣品，在留樣期滿后，客戶可領(lǐng)回?？蛻纛I(lǐng)回樣品時．領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗委托書”到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續(xù)?？蛻粜杼崆?(留樣期內(nèi)) 領(lǐng)回樣品時，應(yīng)在樣品檢驗委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退 樣手續(xù)
(2 ) 對留樣期已過的客戶委托處理樣品，應(yīng)按客戶填寫的要求處理。必須監(jiān)護處理的樣品，樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護處理 ，防止污染環(huán)境及造成危害 ，監(jiān)護處理 應(yīng)有記錄。
9、樣品的保密
對委托方的樣品、數(shù)據(jù)、資料和有關(guān)信息進行嚴格的保密。
