實(shí)驗(yàn)室記錄一般分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄兩大類。
1.質(zhì)量記錄：指實(shí)驗(yàn)室管理體系活動中所產(chǎn)生的記錄。包括但不限于管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、合同評審記錄、合格供應(yīng)商評價記錄、投訴和申訴記錄、糾正措施記錄、預(yù)防措施記錄、人員培訓(xùn)考核記錄、質(zhì)量監(jiān)督員監(jiān)督記錄、文件發(fā)放記錄、文件修改記錄及會議簽到。
2.技術(shù)記錄：進(jìn)行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的積累。它們表明檢測是否達(dá)到了規(guī)定的質(zhì)量或規(guī)定的過程參數(shù)?？砂ū砀?、合同、核查表、工作筆記、內(nèi)外部檢測報告及客戶信函等。
記錄一般以表格形式出現(xiàn)，此外也有文字形式，必要時還有實(shí)物樣品、照片、錄音、錄像和磁盤等，可貯存于任何形式的載體上，或以上載體的組合。記錄的承載媒體可以包括紙張、磁媒體、電子媒體、光盤、照片及樣品等。
總體要求
根據(jù)質(zhì)量手冊和程序文件以及可追溯性要求，對管理體系中所需要的記錄進(jìn)行規(guī)劃，同時，對表格的標(biāo)記、編目、格式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一規(guī)定。在編制程序文件的同時，分別制定與各程序相適應(yīng)的記錄表格，必要時可將表格附在程序文件后面。
記錄的充分性與有效性
記錄應(yīng)當(dāng)盡可能全面反映產(chǎn)品形成過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但并不意味著記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時的精神。
記錄的標(biāo)準(zhǔn)化
記錄的方式、格式、載體、用筆、裝訂、字體等均應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、文件化。格式統(tǒng)一，便于填制，也便于統(tǒng)計和分析，同時也為進(jìn)一步使用計算機(jī)進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚,以滿足證實(shí)與質(zhì)量改進(jìn)的需要。
記錄的實(shí)用性
在確定每一記錄的內(nèi)容時，應(yīng)考慮記錄的實(shí)用性，歸檔和保存要符合規(guī)定要求，保證記錄檢索方便，信息共享。不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供證據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄中。記錄格式設(shè)計既要包括充分的信息內(nèi)容，也要盡量減少記錄人員的書寫工作量。
記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
只有記錄真實(shí)準(zhǔn)確地記載信息，才能為開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學(xué)的依據(jù)。記錄的失真、失實(shí)、模糊不清都將失去使用價值，甚至?xí)斐僧a(chǎn)品質(zhì)量失控和領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤。為此，在確定記錄的格式和內(nèi)容時易于貯存、查閱、分析和控制，應(yīng)對記錄的標(biāo)識做出明確規(guī)定，必要時，制定記錄的管理程序。
名稱、編號、記錄的時間、記錄的地點(diǎn)、記錄人員的簽名。記錄的項目按先后順序排列，一般包括項目名稱、實(shí)際數(shù)據(jù)或活動紀(jì)實(shí)等。記錄人員的評論或評價、記錄人員的判定依據(jù)、其他需記錄的事項。檢驗(yàn)原始記錄要根據(jù)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)中檢驗(yàn)方法、方法標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)指導(dǎo)書的要求，逐項設(shè)計檢測原始記錄表格，內(nèi)容設(shè)計應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定應(yīng)記錄的所有信息。
格式設(shè)計
記錄無固定格式，很難給出一個統(tǒng)一的模式，根據(jù)需要設(shè)定。在符合要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身需要來確定記錄的格式與內(nèi)容，記錄的數(shù)量也會因機(jī)構(gòu)性質(zhì)和規(guī)模的不同而存在差異，不可盲目照搬別人的記錄格式。在日常工作中所用的記錄可采用加注編號的方式予以標(biāo)識，不需要加蓋受控章。
審核批準(zhǔn)
匯總所有記錄表格組織有關(guān)部門、人員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是從管理體系整體性出發(fā)，在各表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表式的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。審核并做相應(yīng)的修改后,報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
匯編成冊
將所有表樣統(tǒng)一編號受控，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行。必要時，對某些較為復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫要求或說明。
格式更改
實(shí)驗(yàn)室有關(guān)人員對記錄格式有修改建議時應(yīng)書面提出，采納后由原起草部門統(tǒng)一更改，經(jīng)原審批人審核、批準(zhǔn)。原審核、批準(zhǔn)人調(diào)離崗位時，由接替其工作的人員審核、批準(zhǔn)。文件更改應(yīng)發(fā)出文件更改通知單。文件更改通知單應(yīng)載明更改通知單號、更改文件的名稱、更改內(nèi)容、更改實(shí)施日期，更改人、審核人和批準(zhǔn)人簽字。
