食品微生物實驗室必須具有進行食品微生物檢測所需的儀器設備、試劑和材料，分析結果的可靠性在很大程度上受使用儀器設備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務和供給質(zhì)量，確保所采購的物品符合測試工作要求，實驗室應對所需購買的儀器設備和材料制定文件化內(nèi)容并規(guī)范采購程序，具體可遵循以下步驟和原則：
1.明確采購目的，編制采購文件
實驗室在采購儀器設備和材料時，必須明確需要采購的目的，確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表，在采購文件或采購申請表中，對所要采購的物品提出足夠的要求，并對其技術要求進行詳細地描述，包括對儀器進行的系統(tǒng)評估，能否滿足用戶的需要，價格是否適當，是否有研究與發(fā)展的空間，是否有質(zhì)量保證數(shù)據(jù)質(zhì)量能否提高，是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時還應考察儀器與附件的大小
環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡聯(lián)結系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等，上述資料可向銷售商索取。
2.評價采購文件
對編制的采購文件或申請表進行評價。評價的內(nèi)容包括：采購物品的技術指標和對測試方法要求的滿足性；供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量對測試方法要求的滿足性等，以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設備的評價，實驗室相關負責人應組織收集有關儀器設備的信息資料，核實采購文件中申請購置的儀器設備的生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格及性能指標等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設備則需要設備管理部門請有關專家進行論證和評價。
3.采購
采購申請經(jīng)批準后應對儀器設備的供應商進行評價，并保存評價的記錄和獲得批準的供應商名單。儀器設備的采購應選擇信譽高、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務好的供應商。與供應商簽訂的技術合同應盡可能詳細，合同中應包括申請書中所有的技術指標信息。購買國產(chǎn)的儀器設備時要注意檢查制造計量器具許可證標志；擬購買的進口的儀器設備若屬于《中華人民共和國進口計量器具型式審查目錄》中的計量器具，應經(jīng)過型式批準。
二、儀器設備的招標
2000年以來，我國陸續(xù)頒布了《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》及一系列實施細則，首次從制度上將采購工作納入到法治化管理的軌道。目前，儀器設備的采購多采用招標的方式進行，從一定程度上規(guī)范了采購行為，強化了財經(jīng)紀律，提高了投資效益，促進了廉政建設，為實驗室建設提供了有力的物資條件保證。
1.編寫招標采購文件
招投標工作的程序一般為：標書的制定，招標信息的發(fā)布，評標專家的聘請，供貨廠商的資質(zhì)審查，評標及中標合同的簽訂，合同的執(zhí)行及貨物驗收等環(huán)節(jié)。因此，標書的制定是要做好的第一步工作。
為提高招標采購的效果，在編寫招標文件時，應根據(jù)采購的儀器設備物資內(nèi)容要求，科學合理地選擇評標方法，制定嚴密的評標細則，做到既不量身定制，又不無的放矢。不但要了解幾種評標辦法的適用性及利弊，而且要通過測算規(guī)范評標標準提高評標的操作性。
編寫標書人員要與實驗室技術人員溝通，了解他們的需求，包括擬購儀器設備的性能、配置、技術參數(shù)和市場價格等方面，做到心中有數(shù)，并可選擇地實地考察一些產(chǎn)品。結合本實驗室的檢測工作及發(fā)展需求，選擇適合自身發(fā)展的儀器設備。利用實驗室技術人員在了解儀器設備結構方面的優(yōu)勢，與技術人員一起共同擬定技術參數(shù)要求。注重實用和經(jīng)濟的原則，合理配置，節(jié)省資金，讓有限的資金發(fā)揮最大效力。
2.對擬采購的儀器設備進行信息篩選
在采購儀器設備前應登陸相關的國家法定的官方網(wǎng)站，如國家食品藥品監(jiān)督管理局、衛(wèi)生部等相關網(wǎng)站，查詢擬購的儀器設備是否有不良事件報道，主要生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品注冊證身份否過期，是否已經(jīng)停產(chǎn)或即將停產(chǎn)等。若發(fā)現(xiàn)有該類信息，應即時加強對招標文件的限制，防止采購回已落伍或存在安全隱患的產(chǎn)品。
3.對生產(chǎn)商資格進行審查，提高招標邀請質(zhì)量
在招標采購工作的實踐中發(fā)現(xiàn)，招投標中不可避免地會遇到有些廠商中標后不能很好履行合同，不按合同要求保證交貨質(zhì)量和交貨時間：也有廠商在招標時互相串通，進行不正當競標和抬高報價：有的不按合同所承諾的服務條款進行售后服務：甚至有的中標后又反悔，不愿繼續(xù)履行合同。這些現(xiàn)象的存在告訴我們，在當前這種不規(guī)范的市場經(jīng)濟條件下，要做好招投標采購工作，就絕不能忽視對供應廠商的資格審查，要通過考察和調(diào)查，了解供應廠商的資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模和實力、業(yè)績和用戶意見、質(zhì)量保證體系和售后服務體系等，真正把那些資質(zhì)高、信譽好、實力強并在以往的供貨及服務方面表現(xiàn)俱佳的廠商作為邀請投標對象，避免招投標后期各種違背合同條款的現(xiàn)象和糾紛發(fā)生。
4.結合微生物檢測儀器設備特點，正確選擇采購方式和評標方法
微生物檢測用儀器設備具有專業(yè)性強、種類多、每種儀器的絕對數(shù)量少，有的生產(chǎn)廠家還具有單一性等特點。對于這類儀器設備的采購有的可以按計劃在規(guī)定的時間完成，有的卻無法預先安排，尤其是一些因突發(fā)事件所緊急采購的儀器設備，往往需臨時添置，短期供貨。在這種情況下，如果仍按照統(tǒng)一模式組織集中采購，勢必會影響到檢測任務的完成。因此，針對不同的儀器設備類別，選擇適當?shù)牟少彿绞绞鞘直匾摹Ｔ趯嶋H操作中可根據(jù)情況分別采用公開招標、邀請招標和詢價議標等不同方式，正確處理操作的規(guī)范性和靈活性的關系。
另外，針對不同類別的儀器設備選取一種客觀實用的評標方法，在招投標中也是十分重要的。評標是整個招標過程中的一個關鍵環(huán)節(jié)，評標是否公平、公正，直接關系到招標的結果和效果。根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》的規(guī)定，評標時可采用的評標方法通常有“最低投標價法”和”綜合評估法”兩類。采用何種評標方法，要視具體情況靈活決定。要把質(zhì)量和價格作為重點，以實現(xiàn)效益最大化為目的，針對不同的購置項目，擬定相應的評標細則，保證評標過程更為科學、客觀、公平和公正。
5.認真貫徹招標采購政策法規(guī)，充分發(fā)揮評審專家和使用單位的作用
《中華人民共和國招標投標法》中明確規(guī)定：評標委員會的組成人員中，技術、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。另外，2003年財政部、監(jiān)察部又聯(lián)合下發(fā)了《政府采購評審專家管理辦法》，明確了專家在招投標活動中的重要地位和主導作用。由于被聘專家在相應領域從事工作多年，精通業(yè)務，熟悉產(chǎn)品情況和市場行情，掌握一定的招投標法律法規(guī)知識。他們應享有對招標采購制度及相關情況的知情權；對供應商所供貨物、產(chǎn)品質(zhì)量和服務質(zhì)量的評審權和推薦中標商家的表決權。他們應參加招投標的全過程，特別是評標過程。
在整個過程中，評審專家應以科學誠實、客觀公正的態(tài)度進行評標咨詢工作，向招標單位提供真實可靠的評審意見，以確保所購儀器設備在功能上的適用性、技術上的先進性、使用上的可靠性和經(jīng)濟上的合理性。招標單位應建立包含不同學科、不同專業(yè)、有一定人數(shù)的評審專家?guī)?，評標時可根據(jù)產(chǎn)品類型隨機聘用有關專家參加儀器設備的招標評審。
用戶作為儀器設備的直接使用者，他們應熟悉檢測流程，具有豐富的儀器設備操作使用經(jīng)驗。因此，讓使用單位代表參加儀器設備的招標評審，對搞好儀器設備采購無疑會起到重要的作用。
6.保證全面履行合同，認真做好檢查驗收
合同的簽訂、執(zhí)行與驗收，是整個招標工作的最后環(huán)節(jié)。合同所列條款要符合評標會議紀要的內(nèi)容。要明確規(guī)定貨物的價款、付款方式、交貨時間和地點。還應把廠商的服務承諾、質(zhì)保金留取比例、留取時限、是否有贈送物品等一并寫進。合同條款的擬定及合同草簽，由設備部門與廠商共同完成。
甲乙雙方必須按照合同的約定全面履行合同。為了保證合同的正常執(zhí)行，在合同文本中必須詳細規(guī)定有關違約追究處理條款。一般追究違約責任的方式有：違約金和賠償損失等，根據(jù)履約的需要，雙方可協(xié)商選取適當?shù)倪`約責任方式和金額并列入合同條款。
相關設備部門要對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，合同執(zhí)行完畢后，要組織有關專家和用戶對合同的履行結果進行驗收，以確定所提供的儀器設備和服務是否符合要求。從以往合同執(zhí)行情況看，貨物的質(zhì)量問題是合同執(zhí)行的難點。因此，在訂立合同時，就要規(guī)定出明確詳盡的檢驗標準和方法。
7.簽訂合同應明確的要求
在注重儀器設備性能指標的同時，還應對以下方面作出明確要求，以便有效控制后續(xù)成本，保證儀器設備的順利安裝和使用。
(1)明確儀器設備的安裝、調(diào)試時間。要求廠商明確儀器設備安裝時間，若儀器設備對場地、電源、使用人員有特殊要求，廠商必須提前告之使用單位。對于大型儀器設備的安裝，如果安裝調(diào)試時間較長，還應要求商家提供進度實施表，以保證儀器設備安裝的順利實施。
(2)明確儀器設備維修響應時間，加強對修復時間的限制。
(3)對采購的儀器設備，應加強風險防范。由于招標帶有不可確定性，有時采購的儀器設備，可能是實驗室不熟悉的儀器設備，因此在招標前，最好能限定部份商務條款，從而加強風險防范。
(4)要求廠商明確常用耗材、主要元件保用時間及價格的詳細清單。為此，在招標談判中應特別注意易損件、耗材、備件的優(yōu)惠折扣價等問題。定標之前應獲得廠商的書面承諾。
(5)采購前要求廠家書面承諾所售儀器設備機型的備件及耗材，廠家應保證供貨時間不少于多少年；備件庫設在何地；備件送達實驗室的時間多長；若不能維修，有何補償措等。
(6)應注重對重要附屬設備或備件的配置。
(7)應注意明確儀器設備所攜帶軟件的安裝、使用等方面的責任。目前許多儀器設備，尤其是分析儀器設備都設計了相關的分析和數(shù)據(jù)處理軟件，這些軟件需要安裝到計算機中。因此，在標書中應對專業(yè)的軟件安裝、使用以及數(shù)據(jù)處理等要求進行規(guī)范。
(8)在可能的情況下，應明確廠家有義務對實驗室的使用人員和維修保養(yǎng)人員進行儀器設備的短期技術培訓。保證實驗室的儀器設備使用人員在做好日常保養(yǎng)工作的同時，也能處理一般的故障。同時廠家還應提供必備的技術手冊、電路圖紙等資料，為用戶自行處理提供可能。
(9)應對儀器設備的品牌、型號和生產(chǎn)商加以確定，防止供貨商提供假冒的儀器設備，并對相關承擔責任進行規(guī)定。
三、儀器設備的安裝與驗收
對測試質(zhì)量有影響的儀器設備，試劑和材料在使用之前必須根據(jù)采購文件進行符合性檢查并記錄。對經(jīng)常使用、質(zhì)量穩(wěn)定的試劑和材料應根據(jù)采購文件進行符合性查收。對新的設備儀器購買后，首先要對該儀器設備進行安裝確認，儀器設備必須由專業(yè)人員安裝在合適操作的環(huán)境場所，其基本程序是：開箱驗收、安裝和運行性能確認。
安裝確認的主要內(nèi)容有：
(1)清點儀器設備的軟件、硬件是否與裝箱單一致，檢查有無可見的損傷，確認軟件與硬件的版本。
(2)登記儀器設備名稱，型號，生產(chǎn)廠商名稱，儀器設備的唯一性編號，生產(chǎn)日期，儀器設備使用者姓名，內(nèi)部固定資產(chǎn)設備的登記及安裝地點。
(3)收集匯編和翻譯儀器設備使用說明書和維護保養(yǎng)手冊。
(4)檢查并記錄所驗收的儀器設備是否符合廠方規(guī)定的規(guī)格標準。
(5)檢查并確保有該儀器設備的使用說明書、維修保養(yǎng)手冊和備件清單。
(6)檢查儀器設備的安裝是否恰當，氣、電、水及管路連接是否符合要求，模塊之間的通信是否良好，根據(jù)需要校驗模塊、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容，是否有電磁干擾等。
(7)制定使用規(guī)程和維修保養(yǎng)制度，建立使用登記本。
(8)制定清洗規(guī)程。
(9)明確儀器設備技術資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設備有關的其他文件)的專管人及存放地點。
(10)最后對確認的結果進行評估，有效的制定出設備的校驗、維修保養(yǎng)、驗證計劃以及相關的標準操作規(guī)程。校驗的目的是為了確保計量儀表在其量程范圍內(nèi)運行良好，并且測量結果符合既定標準。根據(jù)生產(chǎn)商建議要求和該儀器的用途來確定校驗或維修頻率。
